+7 495 790 90 73
Звонок
Вопрос
МТС БАНК
Разработка и внедрение системы документооборота МТС на базе СЭД "ТЕЗИС"
Январь 2022 - Сентябрь 2023
О проекте
Разработка, внедрение и развитие системы электронного документооборота на основе комплексного решения «Система управления документами и задачами «ТЕЗИС»
История запуска проекта
На момент начала проекта сотрудники МТС Банка пользовались СЭД "Босс-Референт". Решение не удовлетворяло банк в ряде аспектов:

  • Отсутствие полной информации по согласованию процесса (согласование по почте, документация разбросана по разным системам);
  • Неэффективность бизнес-процессов, вызывающая увеличение сроков согласования (отсутствие всех необходимых согласующих для различных видов документов);
  • Отдельные базы для филиалов, вызывающие путаницу с нумирацией документов.
Заказчиком было принято решение внедрить новую систему, позволяющую дальнейшее развитие и автоматизацию процессов банка. В качестве платформы была выбрана СЭД "ТЕЗИС". Одним из критериев выбора была возможность быстрого старта - запуск пилота менее чем за 3 месяца.
Цели проекта
  • 1
    Построение единой системы для всех подразделений банка, объединяющей всю информацию по бизнес-процессам.
  • 2
    Внедрение новой функциональности для оптимизации бизнес-процессов.
  • 3
    Сокращение сроков обработки документов.
Техническое решение
Программное решение "Система управления документами и задачами "Тезис".
Результаты проекта
  • Пилотный проект реализован за 2,5 месяца.
  • Внедрена СЭД "Тезис".
  • Выполнен перевод основных бизнес-процессов из предыдущей системы (СЭД "Босс-Референт"): служебные записки, распорядительные, входящие, исходящие, договоры.
  • Автоматизирован новый закупочный процесс.
  • Выполнена настройка маршрутов документов с помощью встроенного дизайнера процессов.
  • Выполнена интеграция с Dadata-сервисом для проверки данных по контрагенту (реквизиты ЮЛ, телефоны, email, адреса и пр.).
Количественные характеристики
  • 5170
    Количество пользователей за первый год работы системы
  • 10
    Разработка пилотного процесса за 10 недель
  • 120
    Разработанных шаблонов документов
Выводы
Автоматизация документооборота приводит к росту эффективности работы сотрудников предприятия и снижению времени на обработку документов, за счет:
  • Автоматизации процессов подготовки и согласования документов.
  • Использования шаблонов документов с предзаполненными полями.
  • Автоматического построения списка согласующих на основании атрибутов карточки документа.
  • Возможности делегирования и организации процедур дополнительного согласования.
  • Возможности использования разных шаблонов для одного типа документа, в зависимости от реквизитов документов.
  • Контроля сроков и исполнительской дисциплины при обработке документов.
  • Возможности группового, последовательного и параллельного согласования.
“
Мой первый проект по внедрению СЭД "Тезис". Заказчик перешел на современную систему электронного документооборота с интуитивно понятным, дружественным интерфейсом. Внедрение новой СЭД позволило сократить время на создание и обработку документов.
Дарья Дерябкина, руководитель проекта