ПАО «ВЫМПЕЛКОМ»
Построение единого сквозного процесса
согласования договорных документов
согласования договорных документов
Февраль 2015 г. — Август 2016 г.
О проекте
Перевод и оптимизация сквозного процесса согласования с ERP OeBS, обработки и хранения скан-копий договорных документов (от создания договора до отправки его скан-копии в архив) из существующей в Вымпелком системы на базе Lotus Notes в ECM-систему, реализованную на платформе Documentum.
История запуска проекта
До 2015 года процедура выбора поставщика, согласование содержания договора и его хранение выполнялись в приложениях Lotus Notes, а финансовая составляющая договора утверждалась в ERP-системе, реализованной на платформе Oracle E‑Business Suite (OeBS).
В 2015 году команда практики запустила проект по переводу приложения для хранения договорной документации из Lotus Notes в ECM на платформе Documentum. Чтобы сотрудникам не приходилось создавать и согласовывать один и тот же документ несколько раз была реализована сквозная интеграция с ERP. У руководства появилась возможность контролировать своевременное согласование, подписание договора и отражение затрат по нему.
В 2015 году команда практики запустила проект по переводу приложения для хранения договорной документации из Lotus Notes в ECM на платформе Documentum. Чтобы сотрудникам не приходилось создавать и согласовывать один и тот же документ несколько раз была реализована сквозная интеграция с ERP. У руководства появилась возможность контролировать своевременное согласование, подписание договора и отражение затрат по нему.
Цели проекта
- 1Построение единого сквозного процесса согласования договорных документов в ECM-системе, включая интеграцию с ERP‑системой компании.
Техническое решение
Решение реализовано на платформе Documentum и является частью корпоративной системы управления электронными документами (ЕCM) в ПАО «Вымпелком».
Результаты проекта
- Единое информационное пространство для создания, согласования и хранения договорных документов.
- Реализация алгоритма автоматического построения списка согласующих на основании атрибутов карточки документа.
- Возможность автономной обработки договорного документа без интеграции с ERP‑системой.
- Поддержка двусторонней связи между договором и его дочерними документами, а также соответствующими первичными документами.
- Интеграция с ERP-системой OeBS, Active Directory, Hyperion, NRI, Lotus Notes.
Количественные характеристики
2 012 264договорных документов в подсистеме за первые 3 года эксплуатации
5систем с которыми интегрирована подсистема договорного документооборота
х3во столько раз сократилось время обработки документов
Выводы
Договорная работа — один из ключевых бизнес‑процессов компании. Автоматизация договорных процессов работы с документами, сокращение сроков согласования, единое хранилище, система напоминаний и фиксация всех действий с документом - важнейшие составляющие для быстрого развития компании. Перед нами стояла задача сделать такой процесс бесшовным и эффективным для заказчика. Чтобы добиться этого мы сделали:
- Перевод процесса согласования договорных документов из существующей подсистемы на базе Lotus Notes в ECM на платформе Documentum.
- Исключили дублирующие шаги в процессе создания и согласования договорных документов.
- Реализовали интеграцию ECM-системы и ERP-системы в части обработки договорных документов.
- Нарастили ECM-систему новыми компонентами, которые могут быть переиспользованы при развитии функционала
“
Современное all-in-one решение, убирающие множество барьеров при согласовании договоров которое реализовала наша команда, было по достоинству оценено коллегами из Вымпелком.