ГК «КРАСНЫЙ КВАДРАТ»

ГК «КРАСНЫЙ КВАДРАТ»

Внедрение подсистемы управления договорами

Март 2016 г. — Декабрь 2016 г.

Описание проекта

Прежняя система управления договорной деятельностью в ГК «Красный квадрат» устарела: функциональность не отвечала потребностям бизнеса, часто возникали проблемы с быстродействием, интерфейсы были неудобны для использования. Новая система должна была решить все эти проблемы.

 

Помимо поставленных задач команда экспертов практики оптимизировала сами процессы договорной деятельности, что еще более улучшило результат работы.

Цель проекта

Предоставление возможности вести договорной документооборот в рамках единой системы, удовлетворяющей потребностям бизнеса.

Задачи проекта

  • Обеспечить полный цикл обработки договорных документов, начиная с заведения заявки и заканчивая помещением договорных документов в архив.
  • Организовать доступ к документам хранилища с учетом проектного подхода, местоположения в организационной структуре компании и других факторов.
  • Сократить количество операций в работе с системой, реализовать интуитивно понятный интерфейс.
  • Перенести все договорные документы из старой системы на базе Microsoft SharePoint в новую систему.
  • Предоставить пользователям систему с удобным интерфейсом и со всеми необходимыми возможностями.

Архитектура системы

Система разработана на платформе Alfresco 5.1, в качестве СУБД использовалась база данных PostgreSQL 9.5.

Результаты проекта

  • Разработка и внедрение системы договорного документооборота на базе ECM‑платформы Alfresco.
  • Реализация базовых маршрутов договорного документооборота: формирование карточек типов документов, настройка маршрутов согласования документов, создание информационно‑справочных документов.
  • Автоматизация работы с маршрутами согласований, поручениями, делегированием, свободными поручениями, заполнение карточки в ходе бизнес-процесса, визуализация маршрута.
  • Двусторонняя связь между документами, добавление документов в ходе бизнес‑процесса.
  • Отправка согласованных вне системы документов в архив системы.
  • Миграция договорных документов в систему без потери информации не смотря на то, что часть информации фиксировалась в таблицах Excel.
Статистика_2

5 000

мигрированных договорных документов
Статистика_3

1 500

мигрированных проектов