ПАО «РОСТЕЛЕКОМ»

ПАО «РОСТЕЛЕКОМ»

Внедрение модуля «Договоры»

2011 — 2012 гг.

Описание проекта

В Единой системе электронного документооборота необходимо было реализовать модуль «Договорной документооборот», позволяющий вести полный цикл обработки договоров и сопутствующих документов с учетом внутренних нормативных документов компании.

Цель проекта

Организация единого сквозного процесса обработки договорной документации — от закупки до исполнения договора.

Задачи проекта

  • Автоматизировать договорной документооборот с реализацией сквозного бизнес‑процесса.
  • Реализовать интеграцию с ERP‑системой на платформе Oracle E-Business Suite.

Архитектура системы

Реализация договорного документооборота в единой системе электронного документооборота на базе платформы Documentum. Интеграционные механизмы реализованы на базе веб-сервисов.

Результаты проекта

  • Экономия времени сотрудников за счет использования настроенных шаблонов, параллельного и последовательного согласования, исключения дублирования действий в разных системах.
  • Соблюдение нормативных сроков согласования документации благодаря наличию гибко настраиваемого механизма схем напоминаний и уведомлений, в том числе по e-mail.
  • Удобное взаимодействие с другими модулями системы, например с модулем «Закупочный документооборот», что позволяет проследить за всем жизненным циклом закупочной процедуры от этапа создания заявки на закупку до заключения договора.
  • Единое хранилище договорной документации с разграничением прав доступа и удобным атрибутивным поиском.
  • Интеграция с ERP-системой Oracle E-Business Suite в части обработки договорных документов, контроля бюджета и исполнения договоров.
  • Возможность автономной работы модуля (без интеграции). Данный процесс может существовать как параллельно с интеграционным решением (для договоров, не требующих учета в финансовых системах), так и отдельно (для согласования всех договорных документов общества).
Статистика_3

60 000

пользователей в системе

Возможности системы

Модуль «Договорной документооборот» в СЭД обеспечивает реализацию сквозного бизнес- процесса обработки договорных документов с возможностью гибкой настройки для обеспечения требований внутренних нормативных документов компании.

  • Поддержка обработки следующих видов договорных документов: договор, дополнительное соглашение/приложение, соглашение о намерениях, соглашение о конфиденциальности.
  • Поддержка двусторонней связи между договором и его дочерними документами.
  • Организация единого хранилища всех договорных документов компании в системе. Доступ пользователей к документам и контенту разграничен в соответствии с матрицей прав доступа и возможен как из СЭД, так и из ERP-системы - посредством использования ссылочного механизма.
  • Поддержка полного цикла договорной деятельности, включая создание проекта договора на основании принятых шаблонов, согласование, подписание и регистрацию договорных документов и сопутствующей документации, фиксирование решений управляющих органов компании по отдельным договорам. Опциональная настройка некоторых этапов обработки документа позволяет оптимизировать работу с договорами в зависимости от внутренних положений филиалов компании.
  • Поддержка параллельного и последовательного согласования. Для компаний с филиальной структурой есть возможность реализовать многоуровневое согласование документа, которое обеспечивает поэтапное согласование документа: сначала в филиале, потом в центральном офисе, без возврата на предыдущий уровень. Можно настраивать различные цепочки согласования, в зависимости от признаков документа.
  • Реализация нескольких маршрутов согласования в рамках одного типа документа, что позволяет оперативно настраивать необходимую пользователю схему обработки документа.
  • Реализация автоматического учета решений, принятых по документу, не только в СЭД, но и в интегрируемой системе. Это дает полное представление о согласовании документа и резолюциях по нему.
  • Реализация взаимодействия с модулем «Закупки». Прослеживается весь путь от создания, согласования и проведения закупки, до принятия решения закупочной комиссии, подготовки, согласования и подписания договора с победителем аукциона.
  • Система позволяет регламентировать этапы договорного процесса, настраивать сроки согласования, контролировать права доступа к документам, отслеживать состояние готовности документа, вести реестры отчетов.
  • Для контроля согласования, исполнения заданий руководства и отслеживания хода исполнения документа в системе реализованы схемы напоминаний, информирующие об истечении срока согласования документа, и уведомления для оповещения пользователей о действиях с документами. Можно настраивать различные сроки исполнения и схемы напоминания в зависимости от признаков договора.
  • Функциональное решение реализовано с учетом требований различных подразделений, участвующих в процессе обработки договорных документов: юридический, финансовый, инвестиционный отдел, отдел корпоративных управлений, отдел управления закупками и т.д.