ПАО «РОСТЕЛЕКОМ»

ПАО «РОСТЕЛЕКОМ»

Внедрение Единой системы электронного документооборота (ЕСЭД) в корпоративном центре. Автоматизация организационно‑распорядительного документооборота (ОРД)

Апрель 2011 г. — Декабрь 2011 г.

Описание проекта

Перед объединением в апреле 2011 года руководство ПАО «Ростелеком» решило выстроить во всей компании централизованную ИТ-инфраструктуру. До этого информационные системы развивались в филиалах изолированно, поэтому для эффективной работы после объединения требовалась их скорейшая интеграция.


Новой платформой единой СЭД была выбрана Documentum. В конкурсе победила практика ECM, входящая в Лигу Цифровой Экономики. До этого эксперты Лиги уже внедрили в «Ростелекоме» систему бюджетирования и ERP-систему.

Цель проекта

Организация электронного централизованного документооборота на базе платформы Documentum в корпоративном центре «Ростелекома».

Задача проекта

Автоматизировать делопроизводство и организационно-распорядительный документооборот с контролем исполнения поручений.

Архитектура системы

Территориально-распределенная система электронного документооборота с централизованной архитектурой на платформе Documentum.

Результаты проекта

  • 19 декабря 2011 года Единая система электронного документооборота начала работать в корпоративном центре, филиале «Столичный» и учебно‑производственном центре.
  • Настроена интеграция с 8 системами макрорегиональных филиалов. В рамках взаимодействия систем реализовано:
    • Передача документа из одной системы в другую (исходящие — входящие).
    • Отправка документа на согласование из одной СЭД в другую с передачей визы в исходную СЭД.
    • Передача поручения на исполнение из одной СЭД в другую.
  • Выполнена миграция данных за два года из СЭД на базе Lotus Notes.

Особенности проекта

  • Первый проект компании в области документооборота.
  • Масштаб проекта — внедрение территориально-распределенной системы электронного документооборота с централизованной архитектурой, рассчитанной на 75 тыс. пользователей.
  • Реорганизация «Ростелекома» во время работы над проектом создавала дополнительные сложности.
  • Реализация проекта в сжатые сроки.

Возможности системы

Организационно-распорядительный документооборот (ОРД) — классический документооборот. В ЕСЭД в модуле ОРД реализованы маршруты обработки входящего, исходящего, распорядительного, организационного и информационно-справочного типов документов.
  • Для каждого типа документа в системе реализован маршрут его обработки, который состоит из обязательных и необязательных этапов и зависит от типа документа и особенностей настройки. В зависимости от потребностей администратор или пользователь могут самостоятельно настроить количество и последовательность этапов согласования.
  • Для удобства работы и в целях контроля соблюдения процесса согласования документа, описанного в регламентирующих документах, в системе реализована возможность создания шаблонов с преднастроенным списком сотрудников, ответственных за согласование и подписание. В ходе согласования и подписания документа цветовая индикация принятых решений оперативно подскажет сотруднику о статусе согласования. В ходе согласования и подписания документа участники этапа могут запросить согласование до визы у подчиненных и на основании их комментариев к документу принять решение по документу.
  • В системе реализована автоматическая и ручная регистрация. Способ регистрации документа зависит от типа документа или параметра, указанного пользователем на этапе создания документа.
  • В системе реализована возможность настройки сроков исполнения задач в рамках типа и вида документа. Система автоматически напомнит пользователю об истечении срока исполнения задачи по документу или необходимости принятия решения.
  • В системе реализована возможность получения уведомлений о событиях, происходящих с документом: согласовании, отказе в согласовании, подписании, создании поручений и т.д. Пользователю в личную папку в системе и на электронную почту направляются уведомления обо всех событиях, связанных с прохождением документа по маршруту, что позволяет оперативно реагировать на изменения.
  • В системе реализован полный цикл работы с поручениями: создание, исполнение и контроль, контрольные и неконтрольные виды поручений. Возможности системы позволяют оперативно отслеживать исполнение поручений. Гибкий механизм контроля исполнения поручений позволяет контролеру оперативно принимать решение по контрольным поручениям, в случае необходимости изменяя информацию об истечении срока исполнения.
  • В целях повышения удобства работы с системой и сокращения временных затрат на обработку и поиск документов реализованы следующие возможности:
    • Создание дерева личных папок в основном окне системы.
    • Точечная настройка уведомлений по документу, поступающих в СЭД и на электронную почту.
    • Точечная настройка замещения по задачам в зависимости от типа документа и задачи.
    • Формирование различных отчетов: аналитические отчеты и журналы регистрации документов.
    • Удобный поиск с возможностью конфигурации параметров.