ПАО «РОСТЕЛЕКОМ»

ПАО «РОСТЕЛЕКОМ»

Внедрение модуля «Закупки»

Апрель 2012 г. — Январь 2013 г.

Описание проекта

1 января 2012 года вступил в силу федеральный закон 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц". Согласно требованию закона, должна выполняться информационная открытость закупок, в том числе для организаций, в уставном капитале которых доля участия Российской Федерации в совокупности превышает 50%.

Цель проекта

Обеспечение полного цикла обработки закупочных документов: заявок на закупку, извещений об изменении закупки, разъяснений к закупочной документации, всех видов протоколов по результатам проведения закупки, извещений об отмене и др.

Задачи проекта

  • Разработать и запустить в эксплуатацию единый сквозной закупочный процесс, соответствующий требованиям 223-ФЗ.
  • Реализовать интеграцию «Единой системы электронного документооборота» (ЕСЭД) со следующими системами:
    • Финансово-учетной ERP-системой Oracle E-Business Suite R12.
    • Внутренним порталом ПАО «Ростелеком».
    • Порталом госзакупок.
    • Внешними электронными торговыми площадками.

Архитектура системы

Закупочный документооборот реализован в ЕСЭД на базе платформы Documentum. Интеграционные механизмы реализованы на базе веб-сервисов, а также по стандартам информационного обмена ООС (zakupki.gov.ru) на базе ESB (enterprise service bus)

Результаты проекта

  • Экономия времени ответственных подразделений на выполнение публикации извещений о проведении закупки во внешние системы. После подписания документа квалифицированной электронной подписью (ЭП) необходимая информация передается автоматически из системы.
  • Соблюдение нормативных сроков согласования документации благодаря наличию гибко настраиваемого механизма схем напоминаний и уведомлений, в том числе по e-mail.
  • Удобное взаимодействие с другими модулями системы, например с модулем «Договорной документооборот», что позволяет проследить за всем жизненным циклом закупочной процедуры от этапа создания заявки на закупку до заключения договора.
  • Формирование единого хранилища закупочной документации с разграничением прав доступа и удобным атрибутивным поиском.
  • Хранение всей истории работы с закупочной документацией от момента инициации закупки до публикации итогового протокола. При использовании модуля «Договорной документооборот» система предоставляет возможность публикации информации о заключенном договоре во внешних системах во исполнение 223-ФЗ.
Статистика_3

60 000

пользователей системы

Возможности системы

В системе автоматизирован процесс обработки закупочной документации для проведения процедуры закупки по 223-ФЗ, реализована автоматическая публикация на электронных торговых площадках, корпоративном портале и официальном сайте. В рамках интеграции с системой ERP может быть обеспечен контроль выполнения плана закупок компании в части бюджета, контроль возможности публикации документов, не включенных в план.
  • В системе возможно создание регистрационной карточки документа:
    • Автоматически (заполнение атрибутов на основании данных, переданных в рамках интеграционного взаимодействия с ERP-системой).
    • Вручную пользователями.
  • Функциональность позволяет выполнять согласование документов, как последовательное, параллельное, так и параллельно-последовательное. Настройка вида согласования может выполняться в зависимости от утвержденных внутренних регламентов компании.
  • Система позволяет опционально настраивать наличие этапа контроля отправляемой во внешние системы (торговую площадку, портал или официальный сайт) информации.
  • Для каждого публикуемого закупочного документа реализована функциональность отслеживания истории его размещения во внешних системах благодаря разработанному механизму двустороннего обмена между системой и сторонним ресурсом (торговой площадкой, порталом или официальным сайтом).
  • Маршрут обработки и публикации документа в системе может быть настроен в зависимости от большого количества параметров, например, от вида закупочной процедуры, суммы закупки, вида формы размещения и т.д.
  • Система поддерживает процесс обработки закупок, которые признаны несостоявшимися, с возможностью последующего продолжения работы с закупочной документацией, соблюдая все требования 223-ФЗ.
  • Реализован удобный механизм формирования отчетности.
  • В системе реализован механизм поступления задач и уведомлений для пользователей. Для задач возможна гибкая настройка сроков выполнения, благодаря разработанному механизму схем напоминаний. Для пользователей реализован удобный интерфейс управления уведомлениями.
  • Пользователям в системе предоставляется возможность работы с функциональностью замещений, как обычных, так и официально оформленных приказом об исполнении обязанностей.
  • Реализован двусторонний информационный обмен данными с ERP-системой в части всех событий по обрабатываемым документам.
  • Гибкость и простота тиражирования интеграционного решения с внешними системами позволяет обеспечить работу с любым количеством площадок для проведения торгов, с которыми сотрудничает компания.