Реализация процесса хранения и пролонгации договорных документов. Миграция базы договоров
Апрель 2014 г. — Июнь 2015 г.
О проекте
Миграция базы договорных документов из приложения Lotus Notes в ECM-систему, реализованную на платформе Documentum для создания единого пространства обработки договорных документов.
История запуска проекта
В декабре 2013 г. был запущен пилотный проект в рамках реализации Корпоративной системы управления электронными документами (ECM): автоматизированы процессы Общего центра обслуживания (ОЦО) ПАО «Вымпелком». На 2015 г. был запланирован перевод приложения для хранения договорной документации из Lotus Notes в ECM-систему.
Для создания единого пространства обработки договорных документов возникла необходимость миграции базы договорных документов из приложения Lotus Notes в ECM-систему.
Цели проекта
1
Перенос данных и функциональности, реализованной в рамках подсистемы на платформе Lotus Notes, в новую подсистему на платформе Documentum с миграцией документов.
Техническое решение
ECM-система реализована на платформе EMC Documentum и является частью корпоративной системы управления электронными документами (ECM) ПАО «Вымпелком».
Результаты проекта
Реализация функциональности, предназначенной для учета и хранения договорных документов компании «Вымпелком», в ECM-системе.
Возможность размещения, актуализации, пролонгации документов с гибкой настройкой прав пользователей.
Поддержка двусторонней связи между договором и его дочерними документами, а также соответствующими первичными документами.
Единое хранилище договорных документов в ECM-системе.
Интеграция с ERP-системой Oracle E-Business Suite, Active Directory, Hyperion, NRI, Lotus Notes.
Создание связей между мигрированными документами на основании атрибутивных данных.
Количественные характеристики
≈ 1 500 000
мигрированных документов
132
филиалоа из 11 регионов
5
интегрированных систем
Выводы
Перед Практикой ЕСМ стояла масштабная задача - перенести в новую систему более полутора миллионов документов из LotusNotes, настроить поиск и связи между мигрированными документами на основании атрибутивных данных. Для этого требовалось провести аудит и анализ информационных систем заказчика, после чего спроектировать решение по миграции объектов. Во время работы мы учитывали следующие факторы:
Перенос объектов в новую систему важно было провести без потерь и в полном объеме.
Интегрировать новый модуль хранения в корпоративную систему управления электронными документами (ECM) ПАО «Вымпелком».
“
Реализация функциональности, предназначенной для учета и хранения договорных документов компании «Вымпелком» в ECM-системе, взамен отмирающего приложения в Lotus Notes, позволило перевести весь документооборот в современный удобный для работы формат.