Автоматизация ОЦО

Автоматизация ОЦО

Снижение затрат на ввод, передачу, поиск и хранение документов за счет централизации операций их учета и обработки

Где это работает

Общий центр обслуживания (ОЦО, англ. shared services center) оказывает подразделениям компании услуги по ведению определенных бизнес‑процессов (например: бухучет, финансы, HR, закупки и т.д.). Многие организации выводят свои процессы в ОЦО для снижения затрат на операционные издержки и для оптимизации бизнес‑процессов. Это особенно актуально компаниям с развитой сетью филиалов.

Как это работает

1 В местах возникновения первичных документов выполняется сканирование, верификация и передача документов в ECM с помощью системы сканирования (ABBYY, Captiva, Kofax).
2 На основании настроенных бизнес‑процессов карточка документа вместе со скан-образом поступает в работу сотруднику ОЦО.
3 Сотрудник ОЦО (бухучета, HR или закупок) обрабатывает документ в ECM‑системе и системе учета (например в ERP).
4 По завершении обработки документ размещается в архиве ECM‑системы.
Статистика_1

Быстро

Автоматическая маршрутизация документов между филиалами и ОЦО, быстрый поиск по реквизитам и содержимому документа.
Статистика_2

Удобно

Электронный архив с хранением всех версий документов, возможность добавления связей между документами (например, договор — акт — счет)
Статистика_3

Надежно

Отслеживание статусов документов. Контроль сроков исполнения задач. Распределенная модель прав доступа

Интеграция и гибкость

Решение интегрируется с системой сканирования (ABBYY FlexiCapture, Captiva или Kofax) и ERP‑системой (Oracle E‑Business Suite).

Платформа
(ИТ‑инженерное окружение)

Решения реализованы на платформе EMC Documentum и интегрированы с ABBYY FlexiCapture, ERP‑системой Oracle E‑Business Suite, Active Directory.

Функциональные возможности/
Модель данных

Обработка документов:
  • Автоматическая маршрутизация документов ответственным в ОЦО.
  • Автоматическое создание задач на сотрудника или группу ответственных.
  • Хранение истории обработки документов.
  • Назначение сроков исполнения задач.
  • Создание уведомлений сотрудникам на электронную почту в ходе работы с документами.
  • Формирование отчетов по работе с документами и исполнению задач.
  • Пакетное согласование документов.
  • Обмен комментариями между пользователями.
  • Двусторонняя связь между документами.
  • Отображение документа по запросу внешней системы (например, ERP).
Поиск и хранение документов:
  • Организация структуры хранилища, соответствующей бизнес‑процессам компании.
  • Автоматическое прикрепление скан-образа к карточке документа и размещение в определенном узле хранилища.
  • Удобный поиск по одному реквизиту или их сочетанию реквизитов , а также по содержимому документа.
  • Массовая выборка и выгрузка документов.
Модель прав:
  • Создание групп пользователей в соответствии с бизнес-ролями.
  • Распределенная модель прав доступа пользователей к документам.
  • Возможность назначения ответственных вручную, замещения и делегирования задач.
Развитие:

В ходе развития решения для ПАО «ВымпелКом» был оптимизирован процесс межфилиальных расчетов между финансовыми подразделениями компании.
Реализованные решения позволяют быстро подстраиваться под изменения бизнес‑процессов компании: подключать новые филиалы, виды документов, менять настройки маршрутов.