Автоматизация договорной работы

Автоматизация договорной работы

Своевременное заключение сделок. Контроль и оптимальная реализация процесса согласования

Где это работает

Договорная работа — один из ключевых бизнес‑процессов компании, который определяет ее финансовую состоятельность и деловую репутацию перед контрагентами. Зачастую именно с автоматизации договорных процессов начинается внедрение электронного документооборота.

Как это работает

1 В информационной системе создается проект договорного документа и согласовывается ответственными лицами, включая финансистов (опционально).
2 Окончательное утверждение документа происходит на этапе подписания ключевым лицом.
3 Данные передаются в финансовую систему для проведения расчетов (опционально).
4 Далее наступает этап исполнения, который сопровождается рассылкой уведомлений ответственным лицам о приближении контрольных сроков.
5 Связанные с договором документы (доп. соглашения, акты, счета-фактуры и т.д.), включая их скан-копии, хранятся в системе, что позволяет иметь доступ к сведениям о продлении или закрытии договора.
Статистика_1

Сокращение сроков согласования

Список согласующих рассчитывается автоматически. для согласования не надо ждать других сотрудников благодаря параллельно-последовательному проставлению виз
Статистика_2

Усиленный контроль

Система напоминаний и фиксация всех действий с документом позволяют определить, на каком этапе находится документ и принять необходимые меры для его продвижения
Статистика_3

Единое хранилище

В системе хранятся все версии, скан-копии подписанного с двух сторон документа, связи с дочерними и первичными бухгалтерскими документами

Интеграция и гибкость

Интеграция с ERP‑системой Oracle E‑Business Suite позволяет выстроить единый процесс обработки договоров: документ создается один раз, передается в другую систему и согласовывается в одной из систем. Между системами реализован обмен статусами, данными, синхронизация справочников.

Примеры проектов

Промсвязьбанк

ПАО «Ростелеком»

Преимущество данного решения — интеграция с оператором ЭДО для передачи документов на подпись контрагенту и интеграция с модулем «Закупки» для поддержки процесса, от заявки на закупку до исполнения договора.

Промсвязьбанк

ПАО «ВымпелКом»

Интеграция ECM и ERP позволяет обрабатывать документ по сквозному процессу — от создания договора до хранения его скан-копии. Была выполнена миграция 1,5 млн договоров из приложения Lotus Notes.

Промсвязьбанк

«Красный квадрат»

В системе реализованы базовые процессы договорного документооборота: создание карточек, настройка маршрутов согласования, делегирование и т.д. В том числе миграция договорных документов (более 10 тыс.).

Промсвязьбанк

«Новосибирская аптечная сеть»

для предприятия была реализована система на базе ECM-платформы Alfresco — автоматизированы процессы согласования договоров и внутренних документов.

Платформа
(ИТ‑инженерное окружение)

В «Ростелекоме» и «ВымпелКоме» решение реализовано на платформе Documentum, интеграция с ERP‑системой Oracle E‑Business Suite, Hyperion, NRI, Lotus Notes, с оператором ЭДО. В «Красном квадрате» и «Новосибирской аптечной сети» — на платформе Alfresco.

Функциональные возможности/
Модель данных

  • Поддержка полного цикла договорной деятельности: создание, согласование, подписание, хранение и пролонгация договорных документов.
  • Маршрутизация документов в зависимости от их вида.
  • Автоматическое заполнение списка согласующих в зависимости от данных в документе, возможность заполнения вручную.
  • Поддержка двусторонней связи между договором и его дочерними документами, а также соответствующими первичными финансовыми документами.
  • Настройка сроков и видов согласования, рассылки уведомлений, шаблонов договоров.
  • Единое хранилище договорной документации с разграничением прав доступа к документам и удобным атрибутивным поиском.
  • Синхронизация справочников системы с интегрируемыми системами.