Электронный архив

Электронный архив

Процесс хранения документов становится удобней и понятней, сокращаются временные затраты сотрудников на выполнение задач

Где это работает

В условиях цифровой трансформации экономики, перехода на электронный документооборот решение становится актуальным для большинства компаний. Увеличение количества бумаг, проблемы с местом их хранения, долгий поиск нужного документа, отсутствие возможности совместной работы с документом, низкий уровень конфиденциальности информации — все это становится предпосылками для перевода бумажных документов в электронный вид и создания электронного архива.

Как это работает

Электронный архив — система хранения документов предприятия, обеспечивающая быстрый и удобный поиск, надежность хранения, разграничение прав доступа, отслеживание истории обработки, версионность.
Существует несколько способов размещения документов в электронном архиве:

1 Сотрудник сканирует бумажный оригинал документа. В архиве создается регистрационная карточка с данными, указанными в документе. К карточке прикрепляется отсканированная версия документа.
2 Отсканированная версия документа вместе с данными по нему поступает из внешней системы, с которой интегрирован архив.

Система электронного документооборота (СЭД) и электронный архив дополняют друг друга: документ обрабатывается по бизнес‑процессу в СЭД. На соответствующем этапе жизненного цикла документ вместе с отсканированной копией автоматически переходит в архив для возможного обращения к нему в будущем.

Статистика_1

Удобство

Экономия времени на поиск документов, возможность групповой и удаленной работы
Статистика_2

Надежность

Централизованное и долговременное хранение больших объемов документов
Статистика_3

Безопасность

Регламентированный и разграниченный доступ к документам

Интеграция и гибкость

Решение интегрируется с системой сканирования (например ABBYY FlexiCapture), бизнес-приложениями ERP (Oracle), системами бухгалтерского учета (например «1C») и т.д. Электронный архив может быть единым для организации или иметь распределенную архитектуру с возможностью синхронизации данных, что особенно актуально для территориально-распределенных компаний.

Платформа
(ИТ‑инженерное окружение)

Решение в ПАО «ВымпелКом» реализовано на платформе Documentum.

Функциональные возможности/
Модель данных

  • Разграничение прав доступа к документам на основе территориальной и функциональной принадлежности пользователей.
  • Удобный и быстрый поиск документов по реквизитам, полнотекстовый поиск.
  • Настраиваемая древовидная структура папок для хранения документов.
  • Отслеживание истории обработки документов.
  • Поддержка версионности документов.
  • Импорт и экспорт документов.
  • Хранение истории обработки документов.
  • URL-адресация карточек документов.
  • Двусторонняя связь документа с его дочерними документами, а также возможность добавления связи с любым другим документом.
  • Возможность хранения большого объема информации (более 200 Гб данных в год) и загрузки файлов объемом более 2 Гб.