Автоматизация ОРД

Автоматизация ОРД

Позволяет свести к минимуму такие явления, как нарушение сроков, отсутствие контроля над процессом, долгий поиск и потеря документов

Где это работает

Автоматизация обработки документов, обслуживающих управленческую деятельность компании (входящие и исходящие письма, приказы, распоряжения, поручения, служебные записки).

Как это работает

В информационной системе создается проект документа и направляется по соответствующему маршруту, который в зависимости от вида документа может включать этапы согласования, утверждения, регистрации и т.д. Подписание документов осуществляется в том числе посредством электронной подписи.

1 Обработка входящих документов (письма, обращения граждан) включает этапы регистрации, рассмотрения, выдачи и исполнения поручений, ознакомления с документом, подготовки ответных документов.
2 Для исходящих документов предполагаются этапы согласования, подписания.
3 Распорядительные документы (приказы, распоряжения) обрабатываются по маршруту, включающему этапы согласования проектов, контроля их оформления, подписания, регистрации, выдачи и исполнения поручений, ознакомления с документами с контролем ознакомления («под роспись») и рассылкой уведомлений.
4 Для внутренних нормативных документов (ВНД — кодексы, корпоративные стандарты, инструкции, методики и т.д.) предусмотрены этапы корпоративно-правовой экспертизы, согласования и визирования, контроля оформления, подписания, регистрации, ознакомления с документами с контролем ознакомления («под роспись») и без контроля ознакомления (уведомление).
Статистика_1

Масштаб

В системе реализован полный цикл обработки организационно-распорядительных и внутренних нормативных документов
Статистика_2

Контроль

Высокая степень контроля над процессом обеспечивается системой сроков исполнения задач, рассылкой уведомлений, механизмом создания и исполнения поручений и т.д.
Статистика_3

Удобство

Документы размещаются в четко описанной структуре с распределенным доступом к ним и возможностью быстрого поиска

Интеграция и гибкость

Решение на платформе Documentum интегрировано с ERP‑системой на платформе Oracle E‑Business Suite, Active Directory, Lotus Notes. Также реализована интеграция с порталом компании для публикации ВНД в реестре и документов доступа к инфраструктуре — в реестре НДД (недискриминационный доступ).

Платформа
(ИТ‑инженерное окружение)

В «Ростелекоме» и «ВымпелКоме» решение реализовано на платформе Documentum. В «Ядерном центре» система работает на платформе Alfresco.

Функциональные возможности/
Модель данных

  • Автоматизация обработки входящих, исходящих, распорядительных, внутренних нормативных документов.
  • Возможность настройки количества и последовательности этапов согласования документов, сроков исполнения задач, рассылки уведомлений.
  • Создание шаблонов с преднастроенным списком ответственных за согласование и подписание.
  • Выдача и контроль исполнения поручений.
  • Подписание документов ЭП.
  • Дифференцированный подход к выдаче прав доступа на документы, содержащие информацию ограниченного доступа.
  • Автоматическое проставление штампов с грифом документа.