МУНИЦИПАЛЬНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «НОВОСИБИРСКАЯ АПТЕЧНАЯ СЕТЬ»
Внедрение системы электронного документооборота на базе Alfresco
Ноябрь 2015 - Январь 2016
О проекте
СЭД на базе ECM Alfresco - собственная разработка Практики ЕСМ, созданная на базе свободного программного обеспечения. Система обладает широкими возможностями для масштабируемости и внешней интеграции.
История запуска проекта
Муниципальная сеть аптек г.Новосибирска хотела уйти от бумажного документооборота для повышения скорости обработки внутренних документов и оптимизации работы специалистов по документообороту.
Проект был разделен на два этапа. Результатом первого этапа стала развернутая на мощностях организации система, предоставленная в «коробочном» варианте. По итогам второго этапа система была доработана по требованиям аптечной сети. В систему были перенесены процессы согласования договоров, а также автоматизированы процессы согласования и регистрации внутренних документов.
Проект был разделен на два этапа. Результатом первого этапа стала развернутая на мощностях организации система, предоставленная в «коробочном» варианте. По итогам второго этапа система была доработана по требованиям аптечной сети. В систему были перенесены процессы согласования договоров, а также автоматизированы процессы согласования и регистрации внутренних документов.
Цели проекта
- 1Создание корпоративной среды обработки информации с поддержкой функций документооборота и делопроизводства.
Техническое решение
Alfresco, Freemarker, Java
Spring Framework, JavaScript
Spring Framework, JavaScript
Результаты проекта
- Автоматизация договорного и внутреннего документооборота.
- Организация хранилища методических материалов.
- ≈ 350 внутренних документов в первый месяц опытной эксплуатации.
- Внедрение полноценной системы управления контентом с поддержкой функций автоматизации ОРД.
- Возможность работы в модулях системы: модуль хранения документов, модуль работы с документами, модуль отчетов, модуль делопроизводства, модуль настройки, модуль работы с задачами и поручениями.
Количественные характеристики
16 000документов в первый год эксплуатации
> 100пользователей в системе
58филиалов сети
Выводы
Расстояние, которое разделяло нас с заказчиком, не стало помехой успешной реализации проекта. Для работы над проектом в Новосибирске мы привлекли консультанта компании из другой практики, который в последствии стал менеджером проекта.
- Хранение и использование в системе методических материалов по работе с другими ресурсами заказчика.
- Максимальное использование стандартных возможностей платформы.
- Сжатые сроки подготовки системы к эксплуатации.
“
Большинство современных внедрений СЭД подразумевает функциональность, ограниченную организационно-распорядительным и договорным документооборотом. Когда компаниям становится мало данного функционала, им приходится выделять большие бюджеты и тратить время на дополнительные разработки. Мы рады, что в данном проекте нам удалось предложить решение, которое не только реализует функции стандартного документооборота, но и позволит заказчику самостоятельно автоматизировать другие свои процессы работы с документами.
Публикации
Публикация в ksonline
СЭД в аптечной сети
Внедрение ECM-системы
«Новосибирская аптечная сеть» внедрила ECM-систему SIDOCS на базе Alfresco
«Новосибирская аптечная сеть» перешла на электронный документооборот
Cобственная разработка AT Consulting
«Новосибирская аптечная сеть» перешла на электронный документооборот с помощью AT Consulting
СЭД в аптечной сети
Внедрение ECM-системы
«Новосибирская аптечная сеть» внедрила ECM-систему SIDOCS на базе Alfresco
«Новосибирская аптечная сеть» перешла на электронный документооборот
Cобственная разработка AT Consulting
«Новосибирская аптечная сеть» перешла на электронный документооборот с помощью AT Consulting