МУНИЦИПАЛЬНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «НОВОСИБИРСКАЯ АПТЕЧНАЯ СЕТЬ»
Внедрение системы электронного документооборота на базе Alfresco
Ноябрь 2015 - Январь 2016
О проекте
СЭД на базе ECM Alfresco - собственная разработка Практики ЕСМ, созданная на базе свободного программного обеспечения. Система обладает широкими возможностями для масштабируемости и внешней интеграции.
История запуска проекта
Муниципальная сеть аптек г.Новосибирска хотела уйти от бумажного документооборота для повышения скорости обработки внутренних документов и оптимизации работы специалистов по документообороту.

Проект был разделен на два этапа. Результатом первого этапа стала развернутая на мощностях организации система, предоставленная в «коробочном» варианте. По итогам второго этапа система была доработана по требованиям аптечной сети. В систему были перенесены процессы согласования договоров, а также автоматизированы процессы согласования и регистрации внутренних документов.
Цели проекта
1
Создание корпоративной среды обработки информации с поддержкой функций документооборота и делопроизводства.
Техническое решение
Alfresco, Freemarker, Java
Spring Framework, JavaScript
Результаты проекта
Автоматизация договорного и внутреннего документооборота.
Организация хранилища методических материалов.
≈ 350 внутренних документов в первый месяц опытной эксплуатации.
Внедрение полноценной системы управления контентом с поддержкой функций автоматизации ОРД.
Возможность работы в модулях системы: модуль хранения документов, модуль работы с документами, модуль отчетов, модуль делопроизводства, модуль настройки, модуль работы с задачами и поручениями.

Количественные характеристики
16 000
документов в первый год эксплуатации
> 100
пользователей в системе
58
филиалов сети
Выводы
Расстояние, которое разделяло нас с заказчиком, не стало помехой успешной реализации проекта. Для работы над проектом в Новосибирске мы привлекли консультанта компании из другой практики, который в последствии стал менеджером проекта.
Хранение и использование в системе методических материалов по работе с другими ресурсами заказчика.
Максимальное использование стандартных возможностей платформы.
Сжатые сроки подготовки системы к эксплуатации.
Большинство современных внедрений СЭД подразумевает функциональность, ограниченную организационно-распорядительным и договорным документооборотом. Когда компаниям становится мало данного функционала, им приходится выделять большие бюджеты и тратить время на дополнительные разработки. Мы рады, что в данном проекте нам удалось предложить решение, которое не только реализует функции стандартного документооборота, но и позволит заказчику самостоятельно автоматизировать другие свои процессы работы с документами.
Никита Голубятников, руководитель проекта
Публикации