Центральный Банк РФ (Банк России)
Создание системы хранения электронных документов Банка России АС "ХЭД"
Март 2019 - Март 2020
О проекте
Консалтинг и проектное управление в рамках проекта создания системы хранения электронных документов Банка России на платформе DirectumRX.
История запуска проекта
Вендор платформы - компания DIRECTUM, - обратился с запросом на консультационную поддержку в одном из референсных проектов по созданию системы хранения электронных документов Банка России на платформе Directum RX.
Команда экспертов практики ЕСМ проанализировала процессы архивного документооборота для подразделений, обеспечивающих управленческий и бухгалтерский документооборот; провела анализ и согласование подходов к учету и обработке документации кратковременного и долговременного хранения в соответствии с требованиями архивного дела (Росархива) и бухгалтерских норм (ФНС и локальные нормативные акты); сформировала, спроектировала и согласовала интеграционные протоколы для 8 смежных систем.
В результате были сформированы и утверждены всеми заинтересованными сторонами Техническое задание, включающее как детализацию бизнес-процессов, так и технические требования, а также утверждены типовые протоколы интеграционного взаимодействия систем Банка России.
Команда экспертов практики ЕСМ проанализировала процессы архивного документооборота для подразделений, обеспечивающих управленческий и бухгалтерский документооборот; провела анализ и согласование подходов к учету и обработке документации кратковременного и долговременного хранения в соответствии с требованиями архивного дела (Росархива) и бухгалтерских норм (ФНС и локальные нормативные акты); сформировала, спроектировала и согласовала интеграционные протоколы для 8 смежных систем.
В результате были сформированы и утверждены всеми заинтересованными сторонами Техническое задание, включающее как детализацию бизнес-процессов, так и технические требования, а также утверждены типовые протоколы интеграционного взаимодействия систем Банка России.
Цели проекта
- 1Создание централизованной системы хранения электронных документов.
- 2Интеграция с системами Банка - источниками документов.
Техническое решение
Directum RX
Результаты проекта
- Анализ, формализация, доработка и уточнение схем бизнес-процессов по требованиям Росархива и внутренних нормативов по архивному документообороту.
- Адаптация и декомпозиция процессов с учетом противоречий в ведении архива управленческой и бухгалтерской документации.
- Формирование ролевой модели доступа.
- Формирование требований к процесса и логике системы.
- Анализ существующих систем – источников данных, транспортных систем, замещаемых систем, разработка перечня наследуемых и замещаемых функций с анализом их влияния на бизнес-процессы.
- Разработка и согласование технического задания и протоколов интеграционного взаимодействия с заинтересованными сторонами (более 10 департаментов, более 40 согласующих).
Количественные характеристики
10 000пользователей - ожидаемая нагрузка на систему
1 млн.документов - ожидаемый ежедневный объем входного потока
> 2 млн.документов за первые два года работы
Выводы
Проект реализован с минимальными отклонениями от оценки трудоемкости и сроков реализации. Ниже перечень принципов, позволивших избежать реализации рисков:
- Первоначальные рамки проекта (фаза 1) были минимальными, но достаточными для автоматизации процесса принятия решения кредитования физических лиц в «Промсвязьбанке».
- Минимальная кастомизация решения (фаза 1), в том числе в части интерфейсов пользователя.
- Краткие сроки разработки и внедрения «пилотного проекта» (фаза 1) в промышленную эксплуатацию с дальнейшей доработкой и наращиванием функциональности системы.
- Максимальная вовлеченность проектной команды со стороны банка в работу над проектом.
“
Система была реализована и запущена в эксплуатацию, действительно, в сжатые сроки. Этому, во многом, способствовало заинтересованность сотрудников банка и высокая степень доверия проектной команде. В ходе проекта мы не раз отклонялись от технического задания убавляя, добавляя и изменяя функциональность системы. Это позволило получить наилучший функционал и удовлетворенность бизнеса.