Hyundai Motor Manufacturing Rus
Система электронного архива документов
Декабрь 2019 - Апрель 2020
О проекте
Внедрение системы электронного архива для сбора, хранения и представления электронных образов документов и интеграция системы в ИТ структуру компании.
История запуска проекта
В декабре 2019 года компания PricewaterhouseCoopers начала консалтинг российского представительства Hyundai Motor Manufacturing по переводу процессов документооборота в электронный вид в с целью перехода компании на Налоговый мониторинг. Амбициозность проекта заключалась как в сроках проекта - реализация за 3 месяца, - так и в составе задач - запуск системы должен сопровождаться изменением процессов компании.
Команда экспертов практики ЕСМ сделала настройку, разработанной ими ранее системы электронного архива, предназначенной для сбора, хранения и представления электронных образов документов на базе платформы "Cuba". В ходе внедрения системы, была настроена интеграция созданной системы с Контур.Диадок, Клиент-банк. Также был настроен инструмент распознавание QR кодов, на сканируемых документах (потоковое сканирование + Сканер-пистолет).
Команда экспертов практики ЕСМ сделала настройку, разработанной ими ранее системы электронного архива, предназначенной для сбора, хранения и представления электронных образов документов на базе платформы "Cuba". В ходе внедрения системы, была настроена интеграция созданной системы с Контур.Диадок, Клиент-банк. Также был настроен инструмент распознавание QR кодов, на сканируемых документах (потоковое сканирование + Сканер-пистолет).
Цели проекта
- 1Организация архива юридически и финансово значимых документов
- 2Перевод процессов компании на работу с электронными документами
- 3Подключение функции Налогового мониторинга
Техническое решение
Решение реализовано на платформе Cuba Platform
Интеграции:
Интеграции:
- Контур.Диадок
- Клиент-банк
- SAP ERP
- Сканер QR кодов
Результаты проекта
- Проект реализован за 4 месяца: от начала этапа сбора требований до запуска проекта в эксплуатацию.
- Реализован процесс учета финансовых и юридически значимых документов.
- Реализовано размещение документов в архив различными механизмами: через Контур.Диадок, Клиент-банк, сканирования QR-кодов и вручную.
- Реализован учет временных и и других характеристик процесса, позволяющих контролировать качество процесса: кем и когда сдан/получен, выдан/получен оригинал документа, координаты короба в архиве.
- Реализован электронный обмен данными и документами как внутри компании, так и с внешними контрагентами (через Контур.Диадок).
Количественные характеристики
4 месяцаСрок реализации проекта от сбора требований до запуска в эксплуатацию
СекундыВремя поиска документа в архиве
100%Документов создаются и обрабатываются в электронном виде
Выводы
Тесное взаимодействие и вовлеченность команды заказчика, консультантов и исполнителей позволило в короткие сроки создать современную многофункциональную систему, которая обеспечивает эффективную обработку первичных документов, снижение объема бумажных носителей и функционал обработки документов в электронном виде:
- Подбор и регистрация пакетов документов по хозяйственным операциям.
- Автоматическое связывание пакетов по заданным параметрам.
- Вложение сканированных копий документов в пакеты, в том числе с автоматической привязкой вложений по QR-коду на документе.
- Подписание документов простой электронной подписью.
- Поиск и фильтрацию пакетов по реквизитам.
- Комментирование хода обработки пакетов сотрудниками.
- Управление доступностью и обязательностью атрибутов в зависимости от типов документов.
- Автоматическое заполнение метаинформации (атрибутивных карточек) реквизитами из Диадок.Контур.
- Подбор электронных копий документов по запросам государственных органов.
“
Это интересный проект, на котором было задействовано несколько компаний. Однако взаимодействие ИТ-исполнителя, бизнес-консультанта и команды заказчика было организовано на высочайшем уровне. Сочетание традиционной и гибкой (итерационной) методологии реализации проекта, аналитики и прототипов решения позволили эффективно корректировать выявляемые по ходу внедрения особенности, собирать требования от клиента.