Hyundai Motor Manufacturing Rus
Система электронного архива документов
Декабрь 2019 - Апрель 2020
О проекте
Внедрение системы электронного архива для сбора, хранения и представления электронных образов документов и интеграция системы в ИТ структуру компании.
История запуска проекта
В декабре 2019 года компания PricewaterhouseCoopers начала консалтинг российского представительства Hyundai Motor Manufacturing по переводу процессов документооборота в электронный вид в с целью перехода компании на Налоговый мониторинг. Амбициозность проекта заключалась как в сроках проекта - реализация за 3 месяца, - так и в составе задач - запуск системы должен сопровождаться изменением процессов компании.

Команда экспертов практики ЕСМ сделала настройку, разработанной ими ранее системы электронного архива, предназначенной для сбора, хранения и представления электронных образов документов на базе платформы "Cuba". В ходе внедрения системы, была настроена интеграция созданной системы с Контур.Диадок, Клиент-банк. Также был настроен инструмент распознавание QR кодов, на сканируемых документах (потоковое сканирование + Сканер-пистолет).
Цели проекта
1
Организация архива юридически и финансово значимых документов
2
Перевод процессов компании на работу с электронными документами
3
Подключение функции Налогового мониторинга
Техническое решение
Решение реализовано на платформе Cuba Platform
Интеграции:
  • Контур.Диадок
  • Клиент-банк
  • SAP ERP
  • Сканер QR кодов
Результаты проекта
Проект реализован за 4 месяца: от начала этапа сбора требований до запуска проекта в эксплуатацию.
Реализован процесс учета финансовых и юридически значимых документов.
Реализовано размещение документов в архив различными механизмами: через Контур.Диадок, Клиент-банк, сканирования QR-кодов и вручную.
Реализован учет временных и и других характеристик процесса, позволяющих контролировать качество процесса: кем и когда сдан/получен, выдан/получен оригинал документа, координаты короба в архиве.
Реализован электронный обмен данными и документами как внутри компании, так и с внешними контрагентами (через Контур.Диадок).

Количественные характеристики
4 месяца
Срок реализации проекта от сбора требований до запуска в эксплуатацию
Секунды
Время поиска документа в архиве
100%
Документов создаются и обрабатываются в электронном виде
Выводы
Тесное взаимодействие и вовлеченность команды заказчика, консультантов и исполнителей позволило в короткие сроки создать современную многофункциональную систему, которая обеспечивает эффективную обработку первичных документов, снижение объема бумажных носителей и функционал обработки документов в электронном виде:
Подбор и регистрация пакетов документов по хозяйственным операциям.
Автоматическое связывание пакетов по заданным параметрам.
Вложение сканированных копий документов в пакеты, в том числе с автоматической привязкой вложений по QR-коду на документе.
Подписание документов простой электронной подписью.
Поиск и фильтрацию пакетов по реквизитам.
Комментирование хода обработки пакетов сотрудниками.
Управление доступностью и обязательностью атрибутов в зависимости от типов документов.
Автоматическое заполнение метаинформации (атрибутивных карточек) реквизитами из Диадок.Контур.
Подбор электронных копий документов по запросам государственных органов.
Это интересный проект, на котором было задействовано несколько компаний. Однако взаимодействие ИТ-исполнителя, бизнес-консультанта и команды заказчика было организовано на высочайшем уровне. Сочетание традиционной и гибкой (итерационной) методологии реализации проекта, аналитики и прототипов решения позволили эффективно корректировать выявляемые по ходу внедрения особенности, собирать требования от клиента.
Юрий Дубровский, ведущий консультант проекта