ФГУП «РФЯЦ — ВНИИТФ ИМ. АКАДЕМИКА Е. И. ЗАБАБАХИНА»
Разработка и внедрение системы
электронного документооборота на базе ECM Alfresco «КРЭДО».
электронного документооборота на базе ECM Alfresco «КРЭДО».
Сентябрь 2015 - Декабрь 2017
О проекте
В рамках проекта необходимо было: реализовать базовые процессы ОРД, автоматизировать работу с поручениями, создать номенклатуру дел с привязкой к организационной структуре подразделений.
История запуска проекта
Внедрению системы в «Российском Федеральном Ядерном Центре — Всероссийском научно-исследовательском институте технической физики имени академика Е. И. Забабахина» (ФГУП «РФЯЦ— ВНИИТФ им. академ. Е. И. Забабахина») предшествовал отказ Ядерного центра от работы в системе электронного документооборота, использующейся в ГК «Росатом» из-за проблем со стабильностью работы ЕОСДО и неудобством реализованных интерфейсов. РФЯЦ начал поиск платформы, на которой можно реализовать СЭД по своим требованиям.
Ключевыми факторами выбора платформы были открытый код, возможность самостоятельной доработки и стоимость последующего владения системой.
Ключевыми факторами выбора платформы были открытый код, возможность самостоятельной доработки и стоимость последующего владения системой.
Цели проекта
- 1Оптимизация документооборота НИИ с помощью перевода части бумажного документооборота в электронный вид и отказа от разрозненных систем в отдельно взятых подразделениях.
Техническое решение
Платформа Alfresco Community 5.1, включающая коробочное веб-приложение Share и БД PostgreSQL 9.5.
Результаты проекта
- Создание единой системы электронного документооборота на базе ECM-платформы корпоративного уровня вместо многообразия различных локальных систем для работы с документами и поручениями/резолюциями.
- Разработка модуля «Организационно-распорядительная документация», включающего работу с входящими, исходящими, распорядительными и внутренними документами.
- Автоматизация работы с поручениями, контроль исполнения поручений, свободные поручения.
- Ведение номенклатуры дел компании, привязка к организационной структуре подразделений.
- Около 5000 пользователей, подключенных к системе.
- Хранение документов в единой системе, поддерживающей разграничение прав доступа.
- Унификация процессов обработки документов, например, отказ от дублировании регистрации документов в подразделениях.
Количественные характеристики
~ 5 000пользователей подключенных к системе
> 1 000одновременно работающих пользователей
1система для решения всех задач работы с документами
Выводы
Первая система РФЯЦ, которая автоматизировала и создала сквозные процессы между всеми подразделениями предприятия. Сотрудники на практике почувствовали эффективность электронного документооборота по сравнению с бумажным. После внедрения системы бизнес-критичность процессов управленческого документооборота возросла многократно, сделав чувствительным и невозможным простой системы в течение даже получаса.
- Повысить лояльность сотрудников к IT.
- Гармонично вовлекать новых сотрудников к работе с системой.
- Повысить значимость IT-подразделения.
“
Для заказчика была важна возможность настроить параметры системы под специфические задачи внутри компании, а так же стабильная, а значит недорогая в обслуживании, работа системы в процессе эксплуатации. Команда Практики ЕСМ постаралась учесть все нюансы в процессе внедрения электронного документооборота.
“
При внедрении системы проектная команда ожидаемо испытывала сопротивление сотрудников - это первая система предприятия, использовать которую должны были все сотрудники.
Через пол года после внедрения мы поняли, что у нас, действительно, изменились процессы. Некоторые руководители стали отказываться обрабатывать документы не в электронном виде. Срок выполнения ряда процедур сократился с дней до часов!
Через пол года после внедрения мы поняли, что у нас, действительно, изменились процессы. Некоторые руководители стали отказываться обрабатывать документы не в электронном виде. Срок выполнения ряда процедур сократился с дней до часов!