ГК «КРАСНЫЙ КВАДРАТ»
Внедрение подсистемы управления договорами на базе ECM Alfresco
Март 2016 — Декабрь 2016
О проекте
Построение системы ДДО на платформе Alfresco.
Проведение миграции из внутреннего портала (SharePoint) в систему электронного документооборота.
История запуска проекта
Прежняя система управления договорной деятельностью в ГК «Красный квадрат» устарела: функциональность не отвечала потребностям бизнеса, часто возникали проблемы с быстродействием, интерфейсы были неудобны для использования. Новая система должна была решить все эти проблемы.

Помимо поставленных задач команда экспертов практики оптимизировала сами процессы договорной деятельности, что еще более улучшило результат работы.
Цели проекта
1
Предоставление возможности вести договорной документооборот в рамках единой системы, удовлетворяющей потребностям бизнеса.
Техническое решение
Система разработана на платформе Alfresco 5.1, в качестве СУБД использовалась база данных PostgreSQL 9.5.
Результаты проекта
Разработка и внедрение системы договорного документооборота на базе ECM‑платформы Alfresco.
Реализация базовых маршрутов договорного документооборота: формирование карточек типов документов, настройка маршрутов согласования документов, создание информационно‑справочных документов.
Автоматизация работы с маршрутами согласований, поручениями, делегированием, свободными поручениями, заполнение карточки в ходе бизнес-процесса, визуализация маршрута.
Двусторонняя связь между документами, добавление документов в ходе бизнес‑процесса.
Отправка согласованных вне системы документов в архив системы.
Миграция договорных документов в систему без потери информации не смотря на то, что часть информации фиксировалась в таблицах Excel.

Количественные характеристики
5 000
мигрированных договорных документов
1 500
мигрированных проектов
500
количество пользователей системы документооборота
Выводы
Запуск в опытную эксплуатацию произошел в июле 2016 года. На базе платформы Alfresco была построена система ДДО, проведена миграция из внутреннего портала(SharePoint) в систему электронного документооборота SIDOCS. В ходе проекта выполнены следующие задачи:
Обеспечен полный цикл обработки договорных документов, начиная с заведения заявки и заканчивая помещением договорных документов в архив.
Организован доступ к документам хранилища с учетом проектного подхода, местоположения в организационной структуре компании и других факторов.
Сокращено количество операций в работе с системой, реализован интуитивно понятный интерфейс.
Перенесены все договорные документы из старой системы на базе Microsoft SharePoint в новую систему.
Предоставлена пользователям система с удобным интерфейсом и необходимым функционалом.
Система интегрирована с Active Directory.
Внедрение современной системы договорного документооборота значительно облегчило работу заказчика и позволило сосредоточится на развитии бизнеса.
Никита Голубятников, руководитель проекта