ПАО «РОСТЕЛЕКОМ»
Внедрение модуля «Договоры»
2011 — 2012 гг.
О проекте
Реализация договорного документооборота в единой системе электронного документооборота на базе платформы EMC Documentum в ПАО "Ростелеком" в рамках проекта развития.
История запуска проекта
В единой системе электронного документооборота необходимо было реализовать модуль «Договорной документооборот», позволяющий вести полный цикл обработки договоров и сопутствующих документов с учетом внутренних нормативных документов компании. Для решения этой задачи команда Практики ECM разработала решение на базе платформы Documentum.
Цели проекта
1
Организация единого сквозного процесса обработки договорной документации — от закупки до исполнения договора.
Техническое решение
Реализация договорного документооборота в единой системе электронного документооборота на базе платформы Documentum. Интеграционные механизмы реализованы на базе веб-сервисов.
Результаты проекта
Экономия времени сотрудников за счет использования настроенных шаблонов, параллельного и последовательного согласования, исключения дублирования действий в разных системах.
Соблюдение нормативных сроков согласования документации благодаря наличию гибко настраиваемого механизма схем напоминаний и уведомлений, в том числе по e-mail.
Удобное взаимодействие с другими модулями системы, например с модулем «Закупочный документооборот», что позволяет проследить за всем жизненным циклом закупочной процедуры от этапа создания заявки на закупку до заключения договора.
Единое хранилище договорной документации с разграничением прав доступа и удобным атрибутивным поиском.
Интеграция с ERP-системой Oracle E-Business Suite в части обработки договорных документов, контроля бюджета и исполнения договоров.
Возможность автономной работы модуля (без интеграции). Данный процесс может существовать как параллельно с интеграционным решением (для договоров, не требующих учета в финансовых системах), так и отдельно (для согласования всех договорных документов общества).

Количественные характеристики
60 000
пользователей в системе
>10
сценариев процессов для различных видов договорных документов
>30
готовых шаблонов документов
Выводы
Модуль «Договорной документооборот» в рамках единой СЭД обеспечивает реализацию сквозного бизнес-процесса обработки договорных документов с возможностью гибкой настройки процессов. Единое хранилище документов позволяет значительно ускорить прохождение документов при их обработке в разных системах. Система напоминаний и фиксация всех действий с документами повышает надежность и контроль за бизнес-процессами.

Система поддерживает обработку следующих видов договорных документов: договор, дополнительное соглашение/приложение, соглашение о намерениях, соглашение о конфиденциальности.
Поддерживается двусторонняя связь между договором его дочерними документами: дополнительное соглашение, приложение и т.п. и с закупочными документами, на основании которых создаются договоры.
Организовано единое хранилище всех договорных документов компании в Системе. Доступ пользователей к документам и контенту разграничен в соответствии с матрицей прав доступа и возможен как из СЭД, так и из ERP системы, посредством использования ссылочного механизма.
Поддерживается полный цикл договорной деятельности, включая создание проекта договора на основании принятых шаблонов, согласование, подписание и регистрацию договорных документов и сопутствующей документации, фиксирование решений управляющих органов компании по отдельным договорам. Опциональная настройка некоторых этапов обработки документа позволяет оптимизировать работу с договорами в зависимости от внутренних положений филиалов компании.
Система поддерживает параллельное и последовательное согласование. Для компаний с филиальной структурой есть возможность реализовать многоуровневое согласование документа, позволяющее обеспечить поэтапное согласование документа: сначала в филиале, потом в центральном офисе, без возврата на предыдущий уровень. Можно настраивать различные цепочки согласования, в зависимости от признаков документ.
Реализовано несколько маршрутов согласования в рамках одного типа документов, что позволяет оперативно настраивать необходимую пользователю схему обработки документа.
В системе реализован автоматический учет решений, принятых по документу не только в СЭД, но и в интегрируемой системе, что дает полное представление о согласовании документа и резолюциях по нему.
Реализовано взаимодействие с модулем «Закупки». Прослеживается весь путь от создания, согласования и проведения закупки, до принятия решения закупочной комиссии, подготовки, согласования и подписания договора с победителем аукциона.
Система позволяет регламентировать этапы договорного процесса, настраивать сроки согласования, контролировать права доступа к документам, отслеживать состояние готовности документа, вести реестры отчетов, обеспечивает оперативную работу с документами (поиск, анализ исполнения по документу).
Для контроля согласования, исполнения заданий руководства и отслеживания хода исполнения документа в системе реализованы схемы напоминаний, информирующие об истечении срока согласования документа, и уведомления, для оповещения пользователей о действиях с документами. Можно настраивать различные сроки исполнения и схемы напоминания, в зависимости от признаков договора.
Функциональное решение реализовано с учетом требований различных подразделений, участвующих в процессе обработки договорных документов: юристы, экономисты, инвестиционный отдел, отдел корпоративных управлений, отдел управления закупками и т.д.
Внедрение модуля Договоры позволило разгрузить ERP-систему, обеспечить централизованное хранение договорных документов и удобную работу за счет сквозных бизнес-процесса от создания до выполнения договорных обязательств. Татьяна Миляева
Татьяна Миляева, руководитель проекта