ПАО «РОСТЕЛЕКОМ»
Реализация функционала юридически значимого документооборота в Единой системе электронного документооборота (ЕСЭД) Ростелеком на базе ECM Documentum
Февраль 2020 - Март 2022
О проекте
Переход на безбумажный документооборот и обеспечение юридической значимости по договорным документам, исходящим и входящим письмам.
История запуска проекта
Одним из естественных этапов развития Единой Системы Электронного Документооборота (ЕСЭД) компании Росатом стал проект по подключению юридически-значимого документооборота. В начале 2020 года в компании было принято решение по переходу на безбумажный документооборот, который бы охватывал как внутренние процессы компании, так и взаимодействие с внешними контрагентами.
Модуль юридически-значимого документооборота ЕСЭД должен был предусматривать работу с ЭП, интеграцию с любым внешнем оператором ЮЗЭДО, сквозную передачу документов между пользователями ЕСЭД, филиалами и контрагентами компании без необходимости работы в АРМ-ах операторов ЮЗЭДО.
Цели проекта
1
Обеспечение юридической значимости договорных документов, созданных по результатам проведения закупочной процедуры, в соответствии с требованиями законодательства.
2
Повышение эффективности и автоматизация внутренних бизнес-процессов формирования, согласования, подписания и передачи договорных документов и исходящих писем контрагентам.
3
Отсутствие дублирования документов на бумаге, уменьшение материальных издержек и ошибок при вводе, за счет интеграции с системами операторов ЭДО.
4
Экономия времени путем перехода на безбумажный документооборот, по сравнению с подписанных на бумаге документов.
Техническое решение
ECM Documentum, СУБД ORACLE,
Oracle Service Bus, СБИС (Тензор), Диадок (Контур), Единая электронная торговая площадка (Росэлторг), КриптоПро CSP.
Результаты проекта
Подписание электронной подписью закупочных, договорных, организационно-распорядительных документов, исходящих и входящих писем.
Интеграционное взаимодействие через шину Oracle Service Bus и системами операторов ЭДО.
Подписание договорных документов, при котором подписание заказчиком производится в ЕСЭД, а подписание контрагентом в системе оператора ЭДО по схеме «Заказчик-Контрагент».
Публикация на Единой электронной торговой площадке (Росэлторг) договорных документов, созданных по результатам проведения закупочной процедуры.
Подписание договорных документов по схеме «Контрагент-Заказчик» для систем операторов ЭДО: СБИС и Единой электронной торговой площадке (Росэлторг).
Подписание договорных документов тремя сторонами для систем операторов ЭДО: СБИС и Диадок.
Отправка подписанных в ЕСЭД исходящих писем корреспондентам в системы операторов ЭДО.
Получение подписанных входящих писем из системы СБИС.
Разработаны веб-сервисы для приема в ЕСЭД информации и контента по договорным и закупочным документам из системы Oracle E-Business Suite R12.
Разработаны веб-сервисы для предоставления информации и контента из ЕСЭД по договорным и закупочным документам из системы Oracle E-Business Suite R12 по результатам маршрутизации документов.

Количественные характеристики
90 000
В год по процессу ЮЗЗЭДО обрабатывается в среднем 90 тысяч документов
х6
В 6 раз ускорился процесс подписания договоров с контрагентами
85%
документов в 2021 году подписано по схеме безбумажного документооборота
Выводы
Переход на безбумажный документооборот существенно повысил скорость обработки документов Ростелекома и снизил время заключения контрактов с контрагентами.
Поэтапная реализация функционала ЮЗЭДО для реализации интеграции с различными системами операторов ЭДО, разными типами документов и схемами подписания позволила:
Постепенно ввести процесс в эксплуатацию, реализовав в первую очередь наиболее приоритетные для бизнеса возможности.
Постепенно наращивать функциональность дальнейшими доработками, потребность к которым возникла у бизнеса в ходе успешной эксплуатации.
В 2020 году в связи с переходом на удаленную работу в кратчайшие сроки был реализован функционал по подписанию УКЭП ОРД.
При реализации интеграционных решений удалось максимально использовать имеющиеся возможности API систем операторов ЭДО, и реализовать универсальный для всех систем процесс, покрывающий потребности бизнеса для ЮЗЭДО.
Елена Санина, ведущий консультант