ПАО «РОСТЕЛЕКОМ»
Внедрение Единой системы электронного документооборота (ЕСЭД) в корпоративном центре. Автоматизация организационно‑распорядительного документооборота (ОРД)
Апрель 2011 - Декабрь 2011
О проекте
Масштабный проект  — внедрение территориально-распределенной системы электронного документооборота с централизованной архитектурой, рассчитанной на 75 тыс. пользователей.
История запуска проекта
Перед объединением региональных операторов связи в единую компанию в апреле 2011 года руководство ПАО «Ростелеком» решило выстроить во всей компании централизованную ИТ-инфраструктуру.

Реорганизация «Ростелекома» во время работы над проектом создавала дополнительные сложности. Реализация проекта осуществлялась в сжатые сроки.

До этого информационные системы развивались в компаниях изолированно, поэтому для эффективной работы после объединения требовалась их скорейшая интеграция.

Новой платформой единой СЭД была выбрана Documentum. В конкурсе победила практика ECM, входящая в Лигу Цифровой Экономики. До этого эксперты Лиги уже внедрили в «Ростелекоме» систему бюджетирования и ERP-систему.
Цели проекта
1
Организация электронного централизованного документооборота на базе платформы Documentum в корпоративном центре «Ростелекома».
Техническое решение
Территориально-распределенная система электронного документооборота с централизованной архитектурой на платформе Documentum.
Результаты проекта
19 декабря 2011 года Единая система электронного документооборота начала работать в корпоративном центре, филиале «Столичный» и учебно‑производственном центре.
Настроена интеграция с 8 системами макрорегиональных филиалов. В рамках взаимодействия систем реализовано:
  • Передача документа из одной системы в другую (исходящие — входящие).
  • Отправка документа на согласование из одной СЭД в другую с передачей визы в исходную СЭД.
  • Передача поручения на исполнение из одной СЭД в другую.
Выполнена миграция данных за два года из СЭД на базе Lotus Notes.

Количественные характеристики
75 тысяч
На столько пользователей рассчитана система
10 000 000
Количество документов в год
1 500 000
поручений только за 2012 год
Выводы
Для компании это был первый проект в области документооборота и сразу такого масштаба. Команда экспертов Практики ЕСМ с честью справилась с поставленными перед ними задачами. Последовавшее за этим многолетнее сотрудничество с ПАО "Ростелеком" говорит само за себя.

Организационно-распорядительный документооборот (ОРД) — классический документооборот. В ЕСЭД в модуле ОРД реализованы маршруты обработки входящего, исходящего, распорядительного, организационного и информационно-справочного типов документов.
Для каждого типа документа в системе реализован маршрут его обработки, который состоит из обязательных и необязательных этапов и зависит от типа документа и особенностей настройки. В зависимости от потребностей администратор или пользователь могут самостоятельно настроить количество и последовательность этапов согласования.
Для удобства работы и в целях контроля соблюдения процесса согласования документа, описанного в регламентирующих документах, в системе реализована возможность создания шаблонов с преднастроенным списком сотрудников, ответственных за согласование и подписание. В ходе согласования и подписания документа цветовая индикация принятых решений оперативно подскажет сотруднику о статусе согласования. В ходе согласования и подписания документа участники этапа могут запросить согласование до визы у подчиненных и на основании их комментариев к документу принять решение по документу.
В системе реализована автоматическая и ручная регистрация. Способ регистрации документа зависит от типа документа или параметра, указанного пользователем на этапе создания документа.
В системе реализована возможность настройки сроков исполнения задач в рамках типа и вида документа. Система автоматически напомнит пользователю об истечении срока исполнения задачи по документу или необходимости принятия решения.
В системе реализована возможность получения уведомлений о событиях, происходящих с документом: согласовании, отказе в согласовании, подписании, создании поручений и т. д. Пользователю в личную папку в системе и на электронную почту направляются уведомления обо всех событиях, связанных с прохождением документа по маршруту, что позволяет оперативно реагировать на изменения.
В системе реализован полный цикл работы с поручениями: создание, исполнение и контроль, контрольные и неконтрольные виды поручений. Возможности системы позволяют оперативно отслеживать исполнение поручений. Гибкий механизм контроля исполнения поручений позволяет контролеру оперативно принимать решение по контрольным поручениям, в случае необходимости изменяя информацию об истечении срока исполнения.
Внедрение единой СЭД помогло объединить информационное пространство территориально-распределенных филиалов ОАО „Ростелеком“. Это позволило систематизировать и регламентировать процессы документооборота в компании, а также упорядочить работу подразделений с документами. Уже сейчас ежедневно в единой системе создается более 30 тысяч документов. Всего за 2012 год в ЕСЭД было выдано около 1,5 миллиона поручений
Елена Казачинская, директор департамента управления делами ОАО „Ростелеком“
Публикации
БлАгодарственные письма
Вице-президент компании ОАО "Ростелеком" Н.А. Альбрехт

Благодарность ООО «Философии.ИТ» за предоставление квалифицированных услуг и выполнение работ на высоком уровне качества.