ПАО «РОСТЕЛЕКОМ»
Внедрение модуля «Закупки»
Апрель 2012 - Январь 2013
О проекте
Реализация закупочного сквозного документооборота в единой системе электронного документооборота на базе платформы EMC Documentum в Ростелеком в рамках проекта развития и интеграция с порталом госзакупок и внешними электронными торговыми площадками.
История запуска проекта
1 января 2012 года вступил в силу федеральный закон 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц". Согласно требованию закона должна выполняться информационная открытость закупок, в том числе для организаций, в уставном капитале которых доля участия Российской Федерации, в совокупности превышает пятьдесят процентов.
Команда Практики ЕСМ взяла на себя обязательства по разработке и внедрению модуля закупок в ПАО "Ростелеком"
Этапы разработки:
Команда Практики ЕСМ взяла на себя обязательства по разработке и внедрению модуля закупок в ПАО "Ростелеком"
Этапы разработки:
- апрель 2012 г. настроили временный процесс обработки закупочных документов на базе ОРД.
- август 2012 г. запустили в эксплуатацию модуль «Закупки» с последующим постоянным развитием.
- январь 2013 г. в компании работает сквозной процесс утверждения закупочной документации, благодаря интеграции модуля ЕСЭД — Закупки и финансовой системы OeBS R12.
Цели проекта
- 1Обеспечение полного цикла обработки закупочных документов: заявок на закупку, извещений об изменении закупки, разъяснений к закупочной документации, всех видов протоколов по результатам проведения закупки, извещений об отмене и др.
Техническое решение
Закупочный документооборот реализован в ЕСЭД на базе платформы Documentum. Интеграционные механизмы реализованы на базе веб-сервисов, а также по стандартам информационного обмена ООС (zakupki.gov.ru) на базе ESB (enterprise service bus).
Результаты проекта
- Экономия времени ответственных подразделений на выполнение публикации извещений о проведении закупки во внешние системы. После подписания документа квалифицированной электронной подписью (ЭП) необходимая информация передается автоматически из системы.
- Соблюдение нормативных сроков согласования документации благодаря наличию гибко настраиваемого механизма схем напоминаний и уведомлений, в том числе по e-mail.
- Удобное взаимодействие с другими модулями системы, например с модулем «Договорной документооборот», что позволяет проследить за всем жизненным циклом закупочной процедуры от этапа создания заявки на закупку до заключения договора.
- Формирование единого хранилища закупочной документации с разграничением прав доступа и удобным атрибутивным поиском.
- Хранение всей истории работы с закупочной документацией от момента инициации закупки до публикации итогового протокола. При использовании модуля «Договорной документооборот» система предоставляет возможность публикации информации о заключенном договоре во внешних системах во исполнение 223-ФЗ.
Количественные характеристики
60 000пользователей в системе
х3экономия времени инициатора закупочной процедуры
9внутренних и внешних систем куда интегрирован модуль "Закупки"
Выводы
В системе автоматизирован процесс обработки закупочной документации для проведения процедуры закупки по 223-ФЗ, реализована автоматическая публикация на электронных торговых площадках, корпоративном портале и официальном сайте. В рамках интеграции с системой ERP может быть обеспечен контроль выполнения плана закупок компании в части бюджета, контроль возможности публикации документов, не включенных в план.
- Разработан новый сквозной процесс закупочного документооборота.
- Реализована интеграция с ЕСЭД, внутренним порталом компании Ростелеком и порталом госзакупок, а так же внешними электронными торговыми площадками.
- Запущен в эксплуатацию единый закупочный сквозной процесс, соответствующий требованиям 223-ФЗ.
“
Требования законадательства и жёсткие сроки потребовали от команды итерационного подхода к разработе и внедрению модуля Закупок. Сложные сквозные процессы от инициации закупки до договора, включая интеграцию с торговыми площадками позволили упростить процесс закупки, сократить сроки и сделать процесс прозрачным и управляемым.