ПАО «ВЫМПЕЛКОМ»
Межфилиальные расчеты
Апрель 2014 - Декабрь 2014
Ноябрь 2018 - Март 2019
Ноябрь 2018 - Март 2019
О проекте
Автоматизация процесса обмена финансовыми документами (авизо), между центральными офисами компании заказчика и регионаальныи управлениями/
филиалами.
филиалами.
История запуска проекта
В 2014 году заказчик в рамках стратегической программы повышения операционной эффективности общего центра обслуживания (ОЦО) по оказанию и ведению бухучета инициировал проект по переводу процесса межфилиальных расчетов компании из системы Lotus Notes.
Данный процесс отличался от ранее автоматизированных процессов ОЦО, так как требовал реализацию ручного ввода документов и поддержку обработки документов в разных структурных единицах.
В 2018 году по итогам успешного использования данного процесса заказчик инициировал развитие функционала в части реализации новых маршрутов с большим количеством исполнителей, что позволило автоматизировать потоки новых видов документов: приказов по возмещению ущерба, документам по налоговым вычетам.
Данный процесс отличался от ранее автоматизированных процессов ОЦО, так как требовал реализацию ручного ввода документов и поддержку обработки документов в разных структурных единицах.
В 2018 году по итогам успешного использования данного процесса заказчик инициировал развитие функционала в части реализации новых маршрутов с большим количеством исполнителей, что позволило автоматизировать потоки новых видов документов: приказов по возмещению ущерба, документам по налоговым вычетам.
Цели проекта
- 1Построение и оптимизация бухгалтерского процесса в ECM-системе для обмена финансовыми документами между филиалами компании, с поддержкой обработки документов в разных структурных единицах.
Техническое решение
Решение реализовано на платформе Documentum и является частью Корпоративной системы управления электронными документами (ЕCM) ПАО «Вымпелком»
Результаты проекта
- Оптимизация и автоматизация процесса межфилиальных расчетов между финансовыми подразделениями компании.
- Автоматизация документооборота для финансовых документов «Авизо», «Контрольный лист», «Бухгалтерская справка» и других видов межфилиальных документов.
- Формирование вложения на основании размещенного в Системе шаблона.
- Поддержка работы с двумя филиалами: филиал инициатора и филиал исполнителя.
Количественные характеристики
98филиалов - участников обмена документами
1единый центр обслуживаания
> 80 000обрабатываемых документов в год
Выводы
В ходе проекта был оптимизирован процесс межфилиальных расчетов между финансовыми подразделениями компании. Это сделало бизнес-процессы Заказчика удобными и позволило значительно сократить временные издержки и финансовые за счет сокращения штата региональных финансовых дирекций. В ходе работы над проектом нам удалось:
- Реализовать бизнес-процесс оперативной передачи документов между подразделениями компании и ОЦО.
- Расширить функциональность единого хранилища электронных документов в части обработки и хранения финансовых документов.
- Переиспользовать компоненты других подсистем.
“
Объединение всех процессов работы с финансовыми документами в одну систему позволило повысить эффективность и значительно увеличить скорость межфилиальных расчетов, добавив прозрачности во взаиморасчеты между финансовыми подразделениями заказчика.