ПАО «ВЫМПЕЛКОМ»
Разработка и внедрение Системы для Учета и хранения Архивной Документации (СУАД)
Сентябрь 2017 - Декабрь 2017
Апрель 2018 - Июнь 2018
Апрель 2018 - Июнь 2018
О проекте
Автоматизация процессов обработки и хранения абонентской и архивной документации в ECM-системе на платформе Documentum.
История запуска проекта
После автоматизации внутренних процессов и организации хранения в ECM-системе на базе Documentum перед заказчиком встала задача по организации процесса обработки и хранения документов офисов продаж.
С 2016 года команда практики начала проект по хранению абонентских договоров, который вырос в полноценный инструментарий для службы архивации заказчика - от фиксации передачи сейф-пакета курьеру из офисов продаж до передачи результатов проверки каждого документа и всего пакета в системы источники.
Данный проект позволил контролировать процесс транспортировки документов, своевременно предоставлять информацию проверяющим органам, догнать и опередить своих конкурентов по организации процесса "Саморегистрации" (удаленное взаимодействие с клиентами по заключению абонентских договоров).
С 2016 года команда практики начала проект по хранению абонентских договоров, который вырос в полноценный инструментарий для службы архивации заказчика - от фиксации передачи сейф-пакета курьеру из офисов продаж до передачи результатов проверки каждого документа и всего пакета в системы источники.
Данный проект позволил контролировать процесс транспортировки документов, своевременно предоставлять информацию проверяющим органам, догнать и опередить своих конкурентов по организации процесса "Саморегистрации" (удаленное взаимодействие с клиентами по заключению абонентских договоров).
Цели проекта
- 1Обеспечение обработки и хранения абонентской и архивной документации в единой ЕСМ-системе.
- 2Обеспечить контроль за операциями архивации документов офисов продаж.
- 3Организация единого хранилища документов офисов продаж для последующей обработки запросов от контролирующих органов
Техническое решение
Решение реализовано на платформе Documentum и является частью Корпоративной системы управления электронными документами (ЕCM) ПАО «Вымпелком»
Результаты проекта
- Реализация процессов по обработке сейф-пакетов, импорту и хранению архивных документов в ECM-системе.
- Интеграция с системами: 1С, NewDOL, Система полистной экспертизы, Личный кабинет абонента.
- Возможность вести учет эффективности обработки документов службой архивации.
- Соблюдение Федеральных и Ведомственных нормативных актов по хранению документов.
- Обеспечение контроля процессов архивации документов.
Количественные характеристики
6 000подключено офисов продаж
3 500обрабатываемых ежемесячно документов
50 000 000документов за 2 года эксплуатации системы
Выводы
Перед командой Практики ЕСМ стояла задача упорядочить процесс получения, доставки и хранения документов в архиве с использованием технологии штрихкодирования. Ускорить процесс поиска и уничтожения документов с истёкшим сроком хранения. Минимизировать финансовые и юридические риски. Реализованная подсистема позволила:
- Получать информацию о предстоящем количестве сейф-пакетов, которые планируется доставить в службу архивации.
- Учитывать и обрабатывать сейф-пакеты всех офисов продаж в одной системе.
- Быстро обращаться к электронным версиям документов, отправленным в архив.
“
Создание электронного архива как части ECM-системы позволило оптимизировать работу службы архивации, облегчило доступ к абонентским документам и минимизировало риски заказчика.