ПАО «ВЫМПЕЛКОМ»
Разработка и внедрение ECM-системы для общего центра обслуживания (ОЦО)
Июнь 2013 — Декабрь 2013
О проекте
Автоматизация документооборота, на базе платформы Documentum, для общего центра обслуживания (ОЦО).
История запуска проекта
В 2012 году компания «ВымпелКом» в рамках стратегической программы повышения операционной эффективности запустила процесс создания в Ярославле общего центра обслуживания (ОЦО), который должен оказывать подразделениям компании услуги по ведению бухучета, финансам, управлению персоналом и закупкам.
На момент запуска проекта центральные подразделения компании сканировали первичные документы и хранили их электронные скан-образы в виде PDF-файлов в электронных папках ОС Windows. Бизнес-процесс был неудобным для исполнителей в силу крайне сложного поиска, а также большого количества ручных операций. Единообразие процессов контролировалось на организационном уровне. С целью ускорения и повышения качества процессов за счет их единообразия, компания Вымпелком запустила проект по созданию Общего центра обслуживания, частью которого была автоматизация вновь создаваемых процессов обработки первичной документации.
На момент запуска проекта центральные подразделения компании сканировали первичные документы и хранили их электронные скан-образы в виде PDF-файлов в электронных папках ОС Windows. Бизнес-процесс был неудобным для исполнителей в силу крайне сложного поиска, а также большого количества ручных операций. Единообразие процессов контролировалось на организационном уровне. С целью ускорения и повышения качества процессов за счет их единообразия, компания Вымпелком запустила проект по созданию Общего центра обслуживания, частью которого была автоматизация вновь создаваемых процессов обработки первичной документации.
Цели проекта
- 1Поддержка процессов работы общего центра обслуживания.
- 2Сокращение времени и затрат на обработку документов
- 3Снижение финансовых рисков компании
- 4Уменьшение времени доступа к финансовым и кадровым документам
Техническое решение
Для реализации проекта были выбраны две платформы: ABBYY FlexiCapture 10 (этап сканирования, распознавания и верификации документов) и Documentum (маршрутизация бизнес-процессов, электронный архив).
Результаты проекта
- Оптимизация передачи первичных финансовых документов между ОЦО и штаб‑квартирой (ШК), регионами.
- Организация единого хранилища финансовых и кадровых документов.
- Поддержка функций: кадры, бухгалтерия, дилеры, закупки.
- Интеграция с ABBYY FlexiCapture 10, ERP-системой компании (OeBS), Active Directory.
- Автоматическая классификация документов.
- Автоматическая маршрутизация документов.
- Гибкие маршруты документов.
- Отслеживание статусов обработки документов.
- Пакетное согласование первичных документов.
- Возможность оперативного подключения новых филиалов, видов документов, настройки маршрутов документов.
- Поддержка системы потокового сканирования и распознавания документов.
Количественные характеристики
> 130 000документов передается ежемесячно между ШК и ОЦО
> 150типов документов обрабатывается в системе ежемесячно
~7 000отсканированных документов в день
Выводы
Для реализация полного цикла работы с документами мы интегрировали систему с Abby FlexiCapture, что позволило обеспечить потоковое сканирование и распознование документов. А c помощью Documentum стала возможной пакетная обработка документов, добавление новых видов и настройка маршрутов документов, а так же быстрое подключение филиалов. В ходе развития проекта был оптимизирован процесс межфилиальных расчетов между финансовыми подразделениями компании. Это сделало бизнес-процессы Заказчика удобными и позволило значительно сократить издержки. В ходе работы над проектом нам удалось:
- Организовать центры сканирования и верификации для оперативного и качественного ввода бумажных документов в систему.
- Реализовать бизнес-процесс оперативной передачи документов между подразделениями компании и ОЦО.
- Обеспечить маршрутизацию обработки электронных документов внутри подразделений ОЦО.
- Разработать единое хранилище электронных документов.
- Разработать внешний (клиентский) интерфейс поиска для возможности оперативно отслеживать процесс обработки документов.
“
Объединение всех процессов работы с первичной документацией в одну систему позволило повысить эффективность и значительно увеличить скорость расчетов с поставщиками и клиентами, межфилиальных расчетов, оптимизировать договорные процессы, взаиморасчеты между финансовыми подразделениями заказчика.