ПАО «ВЫМПЕЛКОМ»
Организация хранения тендерной документации
Январь 2015 г. — Март 2015г.
О проекте
Автоматизация процесса размещения и хранения в ECM-системе пакетов (архивов) тендерных документов. Обеспечение возможности оперативного доступа к папкам хранилища разного уровня.
История запуска проекта
Реализация проекта позволила заказчику создать единое хранилище тендерной документации, которая появляется в ходе проведения закупочных мероприятий.
Цели проекта
1
Размещение и хранение в ECM-системе пакетов (архивов) тендерных документов и оперативная организация доступа к этим документам.
Техническое решение
Архив тендерной документации реализован на платформе Documentum и является частью Корпоративной системы управления электронными документами (ЕМС) ПАО «Вымпелком».
Результаты проекта
Создание единого хранилища тендерной документации.
Возможность размещения, просмотра, создания новой версии, удаления документов в соответствии с правами пользователя.
Сохранение протокола активности работы с документом, в том числе в части назначения прав на документ.
Оперативный доступ к узлу любого уровня архива.
Импорт папок с файлами в систему, в том числе структуры подпапок с сохранением уровней иерархии.
Экспорт папок с вложенной структурой (подпапки, файлы) на рабочую станцию пользователя в виде архива.
Максимальное использование стандартной функциональности платформы Documentum.

Количественные характеристики
> 200 Гб
данных в год
> 2 Гб
возможный размер файла
~215 563
документов в течение трех лет эксплуатации
Выводы
Проект "Тендерная документация" был выполнен в условиях максимального переиспользования разработанных ранее компонентов ECM-системы. Это позволило создать систему на платформе Documentum менее чем за 3 месяца.
Снижение затрат на подготовку, обработку и согласование тендерной документации.
Повышение прозрачности - в системе хранится вся история обработки документов.
Единое хранилище тендерной документации, с возможностью сохранения протокола активности работы с документами, стало важной частью оптимизации закупок компании Вымпелком. Наши эксперты интегрировали новый модуль, используя максимум возможностей системы Documentum.
Ксения Середкина, руководитель проекта