АВТОМАТИЗАЦИЯ ОЦО
Снижение затрат на ввод, передачу, поиск и хранение документов за счет централизации операций их учета и обработки
Бизнес-задача
Общий центр обслуживания (ОЦО, англ. shared services center) оказывает подразделениям компании услуги по ведению определенных бизнес‑процессов (например: бухучет, финансы, HR, закупки и т. д.).
Многие организации выводят свои процессы в ОЦО для снижения затрат на операционные издержки и для оптимизации бизнес‑процессов. Это особенно актуально компаниям с развитой сетью филиалов.
ВЫГОДА
Быстро
Автоматическая маршрутизация документов между филиалами и ОЦО, быстрый поиск по реквизитам и содержимому документа.
Удобно
Электронный архив с хранением всех версий документов, возможность добавления связей между документами (например, договор — акт — счет).
Надежно
Отслеживание статусов документов. Контроль сроков исполнения задач. Распределенная модель прав доступа.
Как это работает
1
В местах возникновения первичных документов выполняется сканирование, верификация и передача документов в ECM с помощью системы сканирования (ABBYY, Captiva, Kofax).
2
На основании настроенных бизнес‑процессов карточка документа вместе со скан-образом поступает в работу сотруднику ОЦО.
3
Сотрудник ОЦО (бухучета, HR или закупок) обрабатывает документ в ECM‑системе и системе учета (например в ERP).
4
По завершении обработки документ размещается в архиве ECM‑системы.

возможности
Обработка документов:
Автоматическая маршрутизация документов ответственным в ОЦО.
Автоматическое создание задач на сотрудника или группу ответственных.
Хранение истории обработки документов.
Назначение сроков исполнения задач.
Создание уведомлений сотрудникам на электронную почту в ходе работы с документами.
Формирование отчетов по работе с документами и исполнению задач.
Пакетное согласование документов.
Обмен комментариями между пользователями.
Двусторонняя связь между документами.
Отображение документа по запросу внешней системы (например, ERP).
Поиск и хранение документов:
Организация структуры хранилища, соответствующей бизнес‑процессам компании.
Автоматическое прикрепление скан-образа к карточке документа и размещение в определенном узле хранилища.
Удобный поиск по одному реквизиту или их сочетанию реквизитов, а также по содержимому документа.
Массовая выборка и выгрузка документов.
Модель прав:
Создание групп пользователей в соответствии с бизнес-ролями.
Распределенная модель прав доступа пользователей к документам.
Возможность назначения ответственных вручную, замещения и делегирования задач.
Быстрая настройка бизнес‑процессов компании, подключение новыех филиалов, видов документов, изменение маршрутов.
техническое решение
Решения реализованы на платформе EMC Documentum и интегрированы с ABBYY FlexiCapture, ERP‑системой Oracle E‑Business Suite, Active Directory.
примеры проектов