Автоматизация договорной работы
Своевременное заключение сделок. Контроль и оптимальная реализация процесса согласования
Бизнес-задача
Договорная работа — один из ключевых бизнес‑процессов компании, который определяет ее финансовую состоятельность и деловую репутацию перед контрагентами.
Зачастую именно с автоматизации договорных процессов начинается внедрение электронного документооборота.
ВЫГОДА
Сокращение сроков согласованияСписок согласующих рассчитывается автоматически. Для согласования не надо ждать других сотрудников благодаря параллельно-последовательному проставлению виз.
Усиленный контрольСистема напоминаний и фиксация всех действий с документом позволяют определить, на каком этапе находится документ и принять необходимые меры для его продвижения.
Единое хранилищеВ системе хранятся все версии, скан-копии подписанного с двух сторон документа, связи с дочерними и первичными бухгалтерскими документами.
Как это работает
- 1В информационной системе создается проект договорного документа и согласовывается ответственными лицами, включая финансистов (опционально).
- 2Окончательное утверждение документа происходит на этапе подписания ключевым лицом.
- 3Данные передаются в финансовую систему для проведения расчетов (опционально).
- 4Далее наступает этап исполнения, который сопровождается рассылкой уведомлений ответственным лицам о приближении контрольных сроков.
- 5Связанные с договором документы (доп. соглашения, акты, счета-фактуры и т. д.), включая их скан-копии, хранятся в системе, что позволяет иметь доступ к сведениям о продлении или закрытии договора.
возможности
- Поддержка полного цикла договорной деятельности: создание, согласование, подписание, хранение и пролонгация договорных документов.
- Маршрутизация документов в зависимости от их вида.
- Автоматическое заполнение списка согласующих в зависимости от данных в документе, возможность заполнения вручную.
- Поддержка двусторонней связи между договором и его дочерними документами, а также соответствующими первичными финансовыми документами.
- Настройка сроков и видов согласования, рассылки уведомлений, шаблонов договоров.
- Единое хранилище договорной документации с разграничением прав доступа к документам и удобным атрибутивным поиском.
- Синхронизация справочников системы с интегрируемыми системами.
- Интеграция с ERP‑системой Oracle E‑Business Suite позволяет выстроить единый процесс обработки договоров: документ создается один раз, передается в другую систему и согласовывается в одной из систем. Между системами реализован обмен статусами, данными, синхронизация справочников.
техническое решение
В «Ростелекоме» и «ВымпелКоме» решение реализовано на платформе Documentum, интеграция с ERP‑системой Oracle E‑Business Suite, Hyperion, NRI, Lotus Notes, с оператором ЭДО. В «Красном квадрате» и «Новосибирской аптечной сети» — на платформе Alfresco.
примеры проектов