Электронный архив
Процесс хранения документов становится удобней и понятней, сокращаются временные затраты сотрудников на выполнение задач
Бизнес-задача
В условиях цифровой трансформации экономики, перехода на электронный документооборот решение становится актуальным для большинства компаний.
Увеличение количества бумаг, проблемы с местом их хранения, долгий поиск нужного документа, отсутствие возможности совместной работы с документом, низкий уровень конфиденциальности информации — все это становится предпосылками для перевода бумажных документов в электронный вид и создания электронного архива.
ВЫГОДА
Удобство
Экономия времени на поиск документов, возможность групповой и удаленной работы.
Эффективность
Каждый документ хранится в единственном экземпляре, что экономит место, необходимое для хранения и уменьшает расходы на синхронизацию.
Безопасность
Регламентированный и разграниченный доступ к документам.
Как это работает
Электронный архив — система хранения документов предприятия, обеспечивающая быстрый и удобный поиск, надежность хранения, разграничение прав доступа, отслеживание истории обработки, версионность.
Единый электронный архив для разных систем позволяет избежать дублирование контента и обеспечить контроль версий документов.
1
Сотрудник сканирует бумажный оригинал документа. В архиве создается регистрационная карточка с данными, указанными в документе. К карточке прикрепляется отсканированная версия документа.
2
Документы, добавляемые во внешних системах, передаются в электронный архив.
3
В электронном архиве документы размещаются в определенном каталоге согласно правилам, использующим информацию о типе/виде документа.
4
Во внешнюю систему передается ссылка на размещенный документ.
5
Для манипулирования документом (например чтение или создание версии) внешняя система использует ссылку единого хранилища.

возможности
Разграничение прав доступа к документам на основе территориальной и функциональной принадлежности пользователей.
Удобный и быстрый поиск документов по реквизитам, полнотекстовый поиск.
Настраиваемая древовидная структура папок для хранения документов.
Отслеживание истории обработки документов.
Поддержка версионности документов.
Импорт и экспорт документов.
Хранение истории обработки документов.
URL-адресация карточек документов.
Двусторонняя связь документа с его дочерними документами, а также возможность добавления связи с любым другим документом.
Возможность хранения большого объема информации (более 200 Гб данных в год) и загрузки файлов объемом более 2 Гб.
техническое решение
Платформы: OpenText Documentum, Cuba Platform
примеры проектов