Система электронного документооборота
Устраняет потерю документов, снижает нарушения сроков их обработки, ускоряет поиск документов
Бизнес-задача
Автоматизация обработки документов, обслуживающих управленческую деятельность компании: входящие и исходящие письма, приказы, распоряжения, поручения, служебные записки.
ВЫГОДА
Масштаб
В системе реализован полный цикл обработки организационно-распорядительных и внутренних нормативных документов.
Контроль
Высокая степень контроля над процессом обеспечивается системой сроков исполнения задач, рассылкой уведомлений, механизмом создания и исполнения поручений и т. д.
Удобство
Документы размещаются в четко описанной структуре с распределенным доступом к ним и возможностью быстрого поиска.
Как это работает
В информационной системе создается проект документа и направляется по соответствующему маршруту, который в зависимости от вида документа может включать этапы согласования, утверждения, регистрации и т. д. Подписание документов осуществляется в том числе посредством электронной подписи.
1
Обработка входящих документов (письма, обращения граждан) включает этапы регистрации, рассмотрения, выдачи и исполнения поручений, ознакомления с документом, подготовки ответных документов.
2
Для исходящих документов предполагаются этапы согласования, подписания.
3
Распорядительные документы (приказы, распоряжения) обрабатываются по маршруту, включающему этапы согласования проектов, контроля их оформления, подписания, регистрации, выдачи и исполнения поручений, ознакомления с документами с контролем ознакомления («под роспись») и рассылкой уведомлений.
4
Для внутренних нормативных документов (ВНД — кодексы, корпоративные стандарты, инструкции, методики и т. д.) предусмотрены этапы корпоративно-правовой экспертизы, согласования и визирования, контроля оформления, подписания, регистрации, ознакомления с документами с контролем ознакомления («под роспись») и без контроля ознакомления (уведомление).

возможности
Автоматизация обработки входящих, исходящих, распорядительных, внутренних нормативных документов.
Возможность настройки количества и последовательности этапов согласования документов, сроков исполнения задач, рассылки уведомлений.
Создание шаблонов с преднастроенным списком ответственных за согласование и подписание.
Выдача и контроль исполнения поручений.
Подписание документов ЭП.
Дифференцированный подход к выдаче прав доступа на документы, содержащие информацию ограниченного доступа.
Автоматическое проставление штампов с грифом документа.
техническое решение
Платформы: OpenText Documentum, Alfresco, Tezis
примеры проектов