ПАО «ВЫМПЕЛКОМ»
Разработка, внедрение и развитие подсистемы сканирования и распознавания на базе ABBYY FlexiCapture
Июнь 2013 г. — Декабрь 2013 г.
О проекте
Проект корпоративной системы управления электронными документами (ECM) для Вымпелком. Подсистема сканирования и верификации документов на базе Abbyy FlexiCapture.
История запуска проекта
Внедрение подсистемы сканирования и распознавания проходило в рамках крупного проекта, который реализовывала команда экспертов нашей практики в ПАО «Вымпелком». Это проект создания архива первичных документов общего центра обслуживания (ОЦО) оператора.
До внедрения подсистемы сотрудники компании сканировали первичные документы и хранили их электронные скан-образы в виде PDF-файлов в электронных папках ОС Windows. После сканирования документов сотрудники вручную вводили их реквизиты. В силу значительного потока документов, а также большого количества ручных операций было принято решение инициировать проект, цель которого заключалась в изменении бизнес-процесса по обработке первичной документации и автоматиции процедур сканирования и распознавания документов.
До внедрения подсистемы сотрудники компании сканировали первичные документы и хранили их электронные скан-образы в виде PDF-файлов в электронных папках ОС Windows. После сканирования документов сотрудники вручную вводили их реквизиты. В силу значительного потока документов, а также большого количества ручных операций было принято решение инициировать проект, цель которого заключалась в изменении бизнес-процесса по обработке первичной документации и автоматиции процедур сканирования и распознавания документов.
Цели проекта
- 1Организация запуска пилотной части ECM-системы в ОЦО, оценка перспектив создания единого интегрированного корпоративного решения по управлению документами в ПАО «Вымпелком».
- 2Оптимизация процесса передачи документов между штаб-квартирой компании и ОЦО, регионами и ОЦО, контрагентами и ОЦО.
Техническое решение
Для реализации проекта была выбрана платформа ABBYY FlexiCapture. После прохождения этапа сканирования и верификации в системе ABBYY FlexiCapture документы поступают в электронное хранилище данных, реализованное на платформе Documentum.
Результаты проекта
- Значительное ускорение обработки и размещения первичной документации в электронном хранилище данных, реализованном на платформе Documentum.
- Централизация процессов сканирования, распознавания и верификации данных.
- Организация единого электронного архива документов: обеспечение сохранности данных, быстрый поиск первичных и кадровых документов.
- Уменьшение количества ошибок при вводе документов.
- Разработка более 120 шаблонов распознавания для финансовых документов (счет‑фактура, различные акты, платежные поручения, КС-3, договоры и приложения к договорам и т. д.) и для документов отдела кадров (паспорта, приказы, служебные записки, военные билеты и т. д.).
Количественные характеристики
> 120шаблонов распознавания документов
> 130 000документов ежемесячно поступает в ОЦО
х4увеличилась скорость поиска необходимых документов в системе
Выводы
Перед командой Практики ЕСМ стояла задача свести к минимуму ручной труд при сканировании и каталогизации документов, как и сопутствующее такой работе количество ошибок. Ускорить процесс обработки первичной документации и организовать её удобное хранение. Это была важная часть работы над проектом создания архива первичных документов ОЦО для Заказчика. Зарекомендовавшая себя с лучшей стороны подсистема ABBY FlexyCapture позволила:
- Ускорить обработку первичных и кадровых документов, поступающих из региональных подразделений, штаб-квартиры и от контрагентов в ОЦО.
- Создать единый электронный архив данных.
- Обеспечить быстрый поиск документов.
- Снизить затраты на вспомогательные бизнес-процессы.
“
Благодаря специально созданной базе шаблонов, значительно сократилось количество ошибок при обработке документов. Вместе с остальными доработками это положительно сказалось на работе ПАО "Вымпелком".